今日は、ちょっと遅くまで今までの業務の進め方等を上司と振り返りつつ、自分が感じている事などをざっくばらんに話してきました
日々の仕事を一緒に振り返って見て、特に進められたのは、ストーリを考える事と物事をキーワードで整理して考えてほしいとの事でした。
ストーリを考えるというのは、プロジェクト的な一連のタスクを整理する事です。
例えば定例のオーナーへの物件の報告で、何を何時までに準備しておけばいいのか、大き目にタスクを洗い出した後、細かく締め切りを考えて順次物事を進めて行くというやり方です。
よく言われるのは、「先にお尻を決めて先行して準備しておかなければいけない事は、どんどん関係者に振って進めていけ。そうすれば、後は出て来た報告を整理して伝えるだけですむ事もあるだろうと。」
最近この方に この事で参考にさせてもらった事が下記の方法です。
1．タスクを洗い出す。
（タスクはなるべく細分化・ブレイクダウンして書くこと。）
2．時間がかかりそうなタスク、プロジェクト的な一連のタスク、
細切れ時間で片付くタスクをわける。
3．時間がかかりそうなタスク、プロジェクト的な一連のタスクは、
だいたいの所要時間とそのタスクの締め切りを考え、それを
いつやるかを決めて、自分のスケジュールに組み込んでしまう。
（当社で言うとサイボウズブロック！）
4．あとは自分のスケジュールに沿って、タスクに取り掛かれば
確実に遂行できる！！
細切れ時間で片付くタスクは、MTGとMTGの合間の30分とか
に一気に片付ける。（電話で確認すればいいような話とかFAXとかですね。）
⇒大きめのタスクとか、緊急のタスクが終わらないという事態
に陥らない！
⇒「あの仕事、そろそろ取り掛からないとなぁ」という何となくの
焦りから開放される！
常に落し所を意識して、成果物に向けて整理して行くと。
「今の仕事分量位なら７時に帰れる位になってくれないと困る」ともいわれました（;´▽｀A``
まあ落ち着いて、考えてこなしていければと思います。
それともうひとつは、特に対人関係でクレームに繋がりそうな事が起こった場合は、いきなり行動を起こして現地確認の前に、キーワードで視点を変えて準備してみなさいとも言われました。
対オーナーの立場、対テナントの立場、当日予想される相手の行動、それに向けて準備できる事、巻き込んでおいた方がいい社内の人物etc・・・。
確かに一歩踏み込んで考えて準備しておくと、リスクは回避しやすいのかなと。(・ω・)/
後印象に残ったのが、管理の仕事は、どうしたって色々な人を相手にしなければならない。
契約書を取り交わす様な仕事をしているのだから、初めから信頼ありきで進めて行くわけには当然いかない。
こちらの期待した事を確実に実行してくれる人ばかりではないし、人によって優先順位も、プロ意識も違うと。
その中で一定の結果を出すためには、ある程度起こりうる事は想定して対処するようにしないと初めはうまく行動できないと。
日々またこれ精進なりです。
結果が見え難く、達成感も見え難い仕事ですが、調整力はつくのかなと。