كتابة المعروض تعتبر فنًا وعلمًا يتطلب الدقة والمهارة لتقديم طلب أو شكوى أو اقتراح بطريقة رسمية ومؤثرة. يمكن أن يكون المعروض موجهًا إلى جهة حكومية، مؤسسة خاصة، أو أي جهة أخرى مسؤولة. الهدف من كتابة المعروض هو إقناع الجهة المخاطبة بالنظر في الطلب أو المشكلة المقدمة والعمل على حلها بطريقة موضوعية ومقنعة. فيما يلي بعض النصائح والخطوات الأساسية لكتابة معروض فعّال وناجح.
الخطوة الأولى: تحديد الغرض من المعروض
قبل الشروع في كتابة المعروض، من الضروري تحديد الغرض منه بوضوح تام. سواء كان الغرض هو تقديم طلب للحصول على خدمة أو مساعدة، تقديم شكوى عن مشكلة معينة، أو تقديم اقتراح لتحسين خدمة أو عملية معينة، يجب أن يكون هذا معروض الغرض محددًا بشكل دقيق وواضح. تحديد الغرض بدقة يساعد في توجيه الكتابة وجعلها أكثر تركيزًا وفعالية.
الخطوة الثانية: معرفة الجهة المخاطبة
الخطوة التالية هي معرفة الجهة التي ستوجه إليها المعروض. يجب أن تكون على دراية باللقب أو المسمى الوظيفي الصحيح للشخص أو اللجنة المسؤولة. هذه المعرفة تساعد في تخصيص المعروض بشكل يلائم الجهة المخاطبة، مما يزيد من فرص الاستجابة الإيجابية لطلبك.
الخطوة الثالثة: كتابة مقدمة واضحة
كل معروض يجب أن يبدأ بمقدمة واضحة تعرف بالكاتب وتوضح الغرض من المعروض بشكل مختصر وواضح. المقدمة هي فرصتك الأولى لجذب انتباه القارئ وإقناعه بأهمية ما تطرحه.
الخطوة الرابعة: شرح الطلب أو المشكلة بتفصيل
بعد المقدمة، يجب شرح طلبك أو المشكلة التي تواجهها بشكل مفصل. يجب استخدام الحجج والأدلة لدعم طلبك. من المهم أن تكون الكتابة واضحة، موجزة، ومنظمة بشكل جيد لتسهيل فهم القارئ كتابة معروض للموضوع.
الخطوة الخامسة: تقديم اقتراح للحل
إذا كان ذلك ممكنًا، يفضل تقديم اقتراح أو حل ممكن للمشكلة التي تم طرحها. تقديم حلول يظهر استعدادك للمشاركة في العثور على حل ويسهل على الجهة المخاطبة اتخاذ قرار بشأن الموضوع.
الخطوة السادسة: الختام بشكل مهذب
يجب أن يختتم المعروض بشكل مهذب، معبرًا