発表会の案内状に関して（広報の仕事―18）
こんにちは。フリーランス広報の遠藤まさよです。 前回ご案内させていただいた『発表会に関するマスコミアンケート』について、集計結果の3回目。発表会ご案内に関するコミュニケーションについての私見と、『発表会の案内で容認できるもの（複数回答）』の集計結果をお伝えします。アンケートの集計結果、ここからがメインです。以前、ブログのどれかに書いた気がしますが、とにかくマスコミの皆さんの意見は多様です。周りと同じ考えを持っていないからこそ、マスコミで働いてらっしゃるのだと、私は理解しています。良し悪しという考えはありません。意見が違うことは、当たり前だという前提で、このアンケートを読みとってください。私は、大分キャリアも長くなったので、バリエーションに富んでいて、面白いと思えるようになりましたが、若い頃は混乱したものです。ですので、混乱して当たり前です。という事も、先にお伝えしておきます。今、私のメディアリストに入っている人数は、ざっと５００人以上。アンケートをしておいてなんですが、一人で、全ての方のリクエストを１００％お応えする事は不可能です。ごめんなさい。でも、できる限り多くの方が及第点以上をくださるやり方にする事はできます。これをどの辺りに持ってくるか？が広報の腕なんだと思います。これまでも、少しずつ変えて来ているのですが、今回のアンケート結果を踏まえて微修正しようかと思っております。ガンバリます。さて、前置きが長くなりましたが、アンケート結果を出します。★発表会の案内で容認できるもの（複数回答）1.メール 74.4%2.メール＋メッセンジャー 50%3.Facebookなどのインターネットのシステムを利用する 40.2％4.メール＋電話 30.5%5.メッセンジャーやLINE 23.2%6. FAX, FAX＋電話 いずれも6.1%↑やはりメインでのご案内はメールが良さそうです。広報と記者との関係性、ニュース性、記者の性格（いつも返信がくるのに来ていない等）、編集部なのかフリーランスなのか？等々によって、メッセンジャーや電話などを組み合わせるのもアリ。という感じでしょうか。私は、メインはメールで、カスタマイズしながら案内方法を変えています。深追いしない方がよいタイプの方もいるので、細心の注意を払って行動してくださいね。以下は、その他に記入頂いたコメント 各1.2%●電話について・電話で連絡されると断りにくいので、メールかFAXが理想。↑今は、ほとんど電話は使わないですが、断られる可能性を低くするために、電話を使っていたりしました。ごめんなさい！・あまり電話は好きではないですが、メッセンジャーを知らない関係ならやはり確実ですよね。↑私の場合、興味がある事が確実で、どうしても連絡が取れない編集部の方の場合、編集部に電話を入れることがあります。校了直前などお忙しい時期のご案内になってしまい、読み飛ばされている可能性が高い、と判断した場合ですが。・基本的に電話番号の登録をしておらず、かつ知らない電話からかかってくると出ないことが多いので……（ご回答内容：メール＋メッセンジャーやLINE）↑知らない人からの電話は、嫌ですよね。それこそ、携帯電話への連絡は緊急時や関係がある程度できているお相手でないと、嫌われる確率高そう。（大手企業広報担当なら別かもですが。笑）●SNSでのやり取りについて＜広報との関係による＞・SNSは関係性によります。明確なラインは申し上げにくいですが、差し支えない間柄であれば直接ご連絡頂けるのはうれしいです。＜ディメリット＞・フリーライターさんだと、気にならないと思うのですが、媒体に所属していると、編集部内で情報共有する都合上、個人ベースのSNS上の連絡は、共有するときに面倒なので避けて欲しいです。●Facebookのイベント＜ポジティブ＞・発表会の案内に限らず、海外など他展開の情報をストックする場として、Facebookのビジネスアカウント&グループが好ましい↑Facebookと書いたもののビジネスアカウントやグループに関して、私自身理解しきれていません。お恥ずかしながら。今後、上手く活用できる可能性もありそうなので、この機会に勉強しておこうと、思います。＜ネガティブ＞・Facebookイベントの招待はやめてほしい。やってる人いますけど、あまり親しくない人からそれで招待されるのは気分的に乗らないです。↑仕事じゃなくても、興味のないイベントに招待されるのは、私も戸惑います。とりあえず、Facebookのイベント招待は、リスクが高そうなので、当面私はやめておこうと思います。●〒郵便・封書／FAXについて＜ポジティブ＞・郵便・封書（たまにもらうと、大事な発表会なのかと、重要視します）↑郵便で送っている会社は、あるんですね。結婚式の案内状みたいで、作るの楽しかったなぁ、なんて。個人的な見解ですが、郵便は出欠の回答率が下がる様な気がします。お飾りというか、演出の為に郵便を送るのは良いと思いますが、それがメインだと主催者側もマスコミ側もディメリットが大きいような。＜ネガティブ＞・郵送とファックスはできたら避けてほしい・ほぼ全て許容できますが、会社にいないこともあるので、FAXのみだと今の時代厳しいかもです。↑今回アンケートにお答えいただいた方々はデジタルに強いので、このような回答は合点がいきます。しかし、業界によっては、FAXをまだまだ使うところがありますよね。デジタルに強い記者さんばかりとやり取りしていたので、基本デジタルに置き換わった気持ちでいましたが、フリーランスになってそれを知りました。ということで、FAXで欲しいという所には送れるような用意は必要そうです。＜その他＞・Googleカレンダーの共有とかあってもいいかも。予定入れなくても勝手に入ってくれるので。↑なるほど！！確かにその方法もありますね。でも、これに関しては、勝手にスケジュールが入るのを嫌がる方も居そうで、怖いというのが正直なところです。リスクが高そうですが、確かに便利なので、ヒアリングしてみます。・直接↑どうしてもいらして欲しい場合、大手町近辺での直接手渡し、よくやっていました。説明もできるからいいですよね。私が広報をスタートした頃、発表会のご案内は、封書やfax、電話は、当たり前でした。このアンケートを回答してくださった方々は、私と同じぐらいの年齢で、キャリアの長い方が多く、そういう時代を経て、今の時代に合わせてスタイルに移行されたのだと思います。私は、昔からお世話になっている方々に、私のやり方が時代遅れではないか？とたびたび質問します。大企業から離れて、時代に取り残されているのではないかと、定期的に心配になるからです。今回のアンケートも数年もすれば、古い情報になるでしょうから、発信する側は、常にウォッチしていかなければいけないと思います。今回は、私の感想が多くなってしまったので、あまり紹介できずでした。アンケートの集計結果は、来週に続きます！フリーランス広報遠藤 眞代
