久しぶりに法律手続関係のことを書いてみようと思います。
先日、私の事務所スタッフが突然休んでしまって、書類作成におお
わらわしました。改めて、素人の気持ちで書類を作ると、こんなに
面倒臭いのか、資格者はこんな仕事を毎日やってるのかと唖然とし
ました。
そこで、これはもっと強力な改善が必要だなと、今週は久しぶりに
行政書士らしく現場の最前線で仕事をしました。
仕事の内訳はこんな感じです。
右脳：ネット上の誹謗中傷トラブルに内容証明を出す。
左脳：ソフトウェアのヴァージョンアップをする。
つまり、２つの仕事をするのに頭の使い分けをするということなの
ですけれども、これは出口を考えた戦略的なアプローチを採ってい
るということが重要なポイントです。
解説すると、上の方は、ネット上に誹謗中傷を書かれて困った方か
らのご相談。先日、グーグルの検索窓に自分の名前を入力すると、
まるで犯罪者かのような表示がなされて被害にあった方の訴訟があ
りましたが、だいたい似たような話でした。
問題は、書き込んだ側が感情的になって勢いに任せてネットに書き
込んでしまっていることで、冷静にアプローチしても「相手が悪い」
の一点張り。もちろん私たちのような法律資格者がいきなり「削除
せよ」と言っても火に油を注ぐようなものです。また、内容証明郵
便などで通知をすると、状況が一段と悪化する恐れすらあります。
そう、内容証明は両刃の剣なのです。
よく、キャッチセールスで高額なものを買わされたからクーリング
オフをしたい、とネットで調べて、「そうか。内容証明郵便ていう
のを出せばいいんだ」と、素人考えでサンプルをダウンロードして
内容証明を発送し、火に油を注いで手に負えなくなったという人が
います。
大抵、そういうサンプルには「本書状到達後○日以内に返答なき場
合には法律手続をとる～」なんて、頬をひっぱたく様な表現が書か
れており、それを東京地裁の地下にある郵便局から差し出したりす
ると、送られた側はいきなり裁判所の郵便局から殴るような恐い文
書で脅かされケンカを売られる訳ですから、上手くいくものも上手
くいく筈がない。
本当にできる資格者というのは、弁護士だろうと行政書士だろうと
その他だろうと、そんな小手先の論理でどうこうしようなんて考え
ません。できる人は内容証明を右脳で書くのです。
だから、資格者に依頼するときは素人さんが持つイメージや考えを
超えたところにいる人に頼むのが正解。そういう人こそ「先生」です。
今回の事案では、そこのところをよく押さえた上で、あえて内容証
明郵便を使って３日で解決。もちろん一発で終了でした。
さて、もうひとつ。左脳の仕事です。
私の事務所では、ＩＴを積極的に活用していて、資料の保管面から
もエコの面からも紙の使用を最小限にしています。
そのソフトウェアのヴァージョンアップをいたしました。このヴァー
ジョンアップはメジャー級に匹敵する内容で、主目的は人為的ミス
の極少化です。
というのは、私の事務所は複数案件を同時並行的に処理しています
ので、一人の担当者が一日のうちに３つも４つも違う種類の法律手
続書類を作ることは当たり前です。
すると、いくら一生懸命やる気があっても、デスクワークを何時間
も続けているとやがて集中力が落ち、普段では考えられないような
ところでケアレスミスをしてしまう、なんてことがあります。
それを徹底的に排除するため、労力軽減の側面を含めてプログラム
のロジックを変更しました。
お陰さまで副次的効果としてスピードアップも実現し、旧ヴァージョ
ン比で３０％ほどの時間短縮が実現しましたので、一日あたりに処
理できる案件数のキャパシティが広がりました。
これにより、いっそうの品質向上とスピードアップで、法律手続サー
ビスの分野では、トップレベルが実現できたと自負しています。
こうして、右脳の仕事と左脳の仕事を経ることによって、事務所全
体の仕事のレベルを引き上げることができた良い一週間でした。
Bon week-end!
感謝！
先日、私の事務所スタッフが突然休んでしまって、書類作成におお
わらわしました。改めて、素人の気持ちで書類を作ると、こんなに
面倒臭いのか、資格者はこんな仕事を毎日やってるのかと唖然とし
ました。
そこで、これはもっと強力な改善が必要だなと、今週は久しぶりに
行政書士らしく現場の最前線で仕事をしました。
仕事の内訳はこんな感じです。
右脳：ネット上の誹謗中傷トラブルに内容証明を出す。
左脳：ソフトウェアのヴァージョンアップをする。
つまり、２つの仕事をするのに頭の使い分けをするということなの
ですけれども、これは出口を考えた戦略的なアプローチを採ってい
るということが重要なポイントです。
解説すると、上の方は、ネット上に誹謗中傷を書かれて困った方か
らのご相談。先日、グーグルの検索窓に自分の名前を入力すると、
まるで犯罪者かのような表示がなされて被害にあった方の訴訟があ
りましたが、だいたい似たような話でした。
問題は、書き込んだ側が感情的になって勢いに任せてネットに書き
込んでしまっていることで、冷静にアプローチしても「相手が悪い」
の一点張り。もちろん私たちのような法律資格者がいきなり「削除
せよ」と言っても火に油を注ぐようなものです。また、内容証明郵
便などで通知をすると、状況が一段と悪化する恐れすらあります。
そう、内容証明は両刃の剣なのです。
よく、キャッチセールスで高額なものを買わされたからクーリング
オフをしたい、とネットで調べて、「そうか。内容証明郵便ていう
のを出せばいいんだ」と、素人考えでサンプルをダウンロードして
内容証明を発送し、火に油を注いで手に負えなくなったという人が
います。
大抵、そういうサンプルには「本書状到達後○日以内に返答なき場
合には法律手続をとる～」なんて、頬をひっぱたく様な表現が書か
れており、それを東京地裁の地下にある郵便局から差し出したりす
ると、送られた側はいきなり裁判所の郵便局から殴るような恐い文
書で脅かされケンカを売られる訳ですから、上手くいくものも上手
くいく筈がない。
本当にできる資格者というのは、弁護士だろうと行政書士だろうと
その他だろうと、そんな小手先の論理でどうこうしようなんて考え
ません。できる人は内容証明を右脳で書くのです。
だから、資格者に依頼するときは素人さんが持つイメージや考えを
超えたところにいる人に頼むのが正解。そういう人こそ「先生」です。
今回の事案では、そこのところをよく押さえた上で、あえて内容証
明郵便を使って３日で解決。もちろん一発で終了でした。
さて、もうひとつ。左脳の仕事です。
私の事務所では、ＩＴを積極的に活用していて、資料の保管面から
もエコの面からも紙の使用を最小限にしています。
そのソフトウェアのヴァージョンアップをいたしました。このヴァー
ジョンアップはメジャー級に匹敵する内容で、主目的は人為的ミス
の極少化です。
というのは、私の事務所は複数案件を同時並行的に処理しています
ので、一人の担当者が一日のうちに３つも４つも違う種類の法律手
続書類を作ることは当たり前です。
すると、いくら一生懸命やる気があっても、デスクワークを何時間
も続けているとやがて集中力が落ち、普段では考えられないような
ところでケアレスミスをしてしまう、なんてことがあります。
それを徹底的に排除するため、労力軽減の側面を含めてプログラム
のロジックを変更しました。
お陰さまで副次的効果としてスピードアップも実現し、旧ヴァージョ
ン比で３０％ほどの時間短縮が実現しましたので、一日あたりに処
理できる案件数のキャパシティが広がりました。
これにより、いっそうの品質向上とスピードアップで、法律手続サー
ビスの分野では、トップレベルが実現できたと自負しています。
こうして、右脳の仕事と左脳の仕事を経ることによって、事務所全
体の仕事のレベルを引き上げることができた良い一週間でした。
Bon week-end!
感謝！