カフェ開業の準備を進めていて気付いたことに１つに事務作業がめちゃくちゃ多いということです。
私は元々事務員が長かったので、こうした作業が苦ではないのですがデスクワークに慣れていない、パソコンが苦手な方は結構ご苦労されるんじゃないでしょうか。
まず物件の契約にはじまり光熱費やWi-Fiなどの契約関係が大量に発生します。
私は絶対に覚えていられない自信があったので(笑)、いつ何の契約をしたのか、更新時期や費用、担当者などをその都度Googleドキュメントにメモしています。
説明を聞いた時は「ふんふん・・・」とわかったつもりでいるのですが、数日たつとすっかり忘れてしまうんですよね(笑)
そしていざ必要な時に、「あれ？どうだっけ？なんか〇〇って言ってたような気がするんだけど・・・」などと曖昧な記憶をたどることになり、結果わからなくて問い合わせるという無駄な作業が発生（プライベートでよくやります）
カフェ開業というとメニューを考案したり、インスタグラムをはじめたり、什器や備品を準備したりといった表向きの作業にばかり目がいきがちですが、この地味な事務作業をおろそかにしてしまうといざスタートしてからが大変だと思います。
面倒ですがその日その日、誰と何の打ち合わせをして、結果どうなったのかなどこまめにメモしておくことをおすすめします。
絶賛準備中の今、私が作成しているのは、
・開業やることリスト（Googleドキュメントに思いついたら即入力。終わったものは取り消し線）
・連絡先一覧表（不動産屋さん、大家さん、光熱費関係など連絡先一覧をGoogleドキュメントで作成）
・掃除チェックリスト（トイレ、店舗、厨房の清掃チェックリストをエクセルで作成）
・物件の現況（借りた当時の状況を写真に撮り、パワーポイントに貼り付けています）
・館内設備の詳細（画像参照）パワーポイントで設備の写真を張り付けた説明書きを作成（例えばガス警報器の操作方法や暖房リモコンの操作方法など）
・取扱説明書ファイル
インデックス付きのファイルに区分けしています。ラベルを作るにはテプラがあると便利です。
書類関係はあとでまとめようと放置しがちですが、あとからだと本当に記憶をたどるのが大変だし、整理にめちゃくちゃ時間を取られますので、面倒でもその場で1個ずつ整えていくのが良いと感じました。
最初にあると便利なのはクリアファイル、ファイルボックス、テプラです。
ファイルボックスはこれが便利でした。
テプラはそんなに機能が多いものは必要ないので、5,000～6,000円程度のもので良いと思います。
クリアファイルはなにかと必要なので、大容量のを１つ買っておくと便利です。