仕事で、得る、情報、どうやって管理していますか?
教えてもらったサイトのリンク、でも次使うのは2、3ヶ月後
今月使うかわからない共有サイトのパスワード
コールセンターの電話番号と営業時間
今月の為替レート
などなど、日々大量に情報が入ってきます。
そこで、私は、メモ帳にメモすることにしました。
「必要だけど、いつ使うかわからない。」 リストかな
メモ帳(Notepad)を使うのは、
起動が早い
コピペが確実(リッチテキストだとフォントが変わったりする)
量が増えても、サイズが小さいまま。
エラーが発生しにくい
そして書き方。
検索機能があるので、キーワード。
なので、検索でひっかかるように書く。
例えば、
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ブログ パスワード アメーバ ログイン password ID 2010/10
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Outlook Doc Tips Quick Guide English Migration Training
http://xxxxxx
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コールセンター PC IT ヘルプデスク 電話 営業 時間
050-xxx-xxxx
7:00 - 21:00
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なんて書き方。
連想ゲームみたいな感じ。
検索でひっかけるというやり方なので、関連しそうが言葉を少し多め、そして、区切って、載せておきます。
この方法でどんどん記入。
思いついたこともどんどんメモ。
次のブログ内容も書いてみたり。
インターネットに接続できない環境なら、
メールの本文もこちらで書いておきます。
後で、コピペできるので、どんどん書いておきます。
以前は、メーラーで書いて、ドラフトに保存していたのですが、
送信忘れもあったので、私はこっちが向いています。
気をつけているのは、すべて1つのメモ帳に書くこと。
カテゴリに分けず、どんどん書く。
終わったら、どんどん消す。
1ヶ月に1度くらい、整理する。
この、どんどん、のおかげで仕事スピードがアップしたし、やり忘れも激減。
そして、このリストは、そのうち、頼れる相棒のような存在になりました。
何より、「聞いたら分かる人」と思われることが増えました。
全部覚えるのが無理だし、あちこちに保存すると、どこの保存したか混乱する。
毎日たくさんのメールを受信しますが、1通のメールで必要な情報は、
実は1つのURLとかだったりします。
そのエッセンスだけを、メモ帳に保存し、メールは削除。
メモ帳のサイズは1、2KB程度のアップにしかならない。
メールだと、署名もあったりして、20KBとかになる。
20KBのメールサイズはたいしたことないけど、
メール数が1通減るのは、とてもありがたいです。
そして、Outlookで検索するよりも、はるかに早く欲しい情報にたどりつけます。