メールをある形式から別の形式に移行するのは簡単なはずですが、EMLファイルをOutlook用のPST形式に変換するとなると、多くの人が困った結果に驚かされます。それは、メールのフォーマットが崩れてしまうことです。これまできちんと整えられてプロフェッショナルな印象を与えていたメールが、突然レイアウトが崩れたり、フォントがおかしくなったり、リンクが切れたり、画像が欠けたりといった状況に陥った経験は、きっと一度は経験があるでしょう。これでは情報が見にくくなるだけでなく、企業のコミュニケーションもプロフェッショナルな印象を与えなくなってしまいます。
この記事では、変換中にメールのフォーマットが崩れる理由、よくある間違いの種類、そしてスムーズかつ確実に処理を進めるための修正方法について説明します。
EMLファイルをPSTファイルに変換するとフォーマットが崩れるのはなぜですか？
EML形式とPST形式の相違が、この問題の原因となっています。
1. ファイル構造の違い：EMLでは1つのファイルに1つのメッセージが保存されますが、PSTはメールボックス全体を保存できるコンテナです。
2. HTML形式とRTF形式のレンダリングの違い：HTML形式のメールをリッチテキスト形式に変換すると、すべてのスタイルが削除されます。
3. エンコードの問題：エンコードが不正確な場合、特殊文字や英語以外のテキストが混在する可能性があります。
4. サポートされていないCSSまたはフォント：Outlookのレンダリングエンジンは、元のメールで使用されているすべてのスタイルをサポートしているとは限りません。
5. 手動インポートの制限：ファイルをドラッグアンドドロップすると、一部の書式設定や埋め込み情報が失われる場合があります。
よくある書式設定の問題
• テキストの配置が変わったり、プレーンテキストになったりする。
• フォントが汎用スタイルに変更され、サイズの違いがなくなる。
• ハイパーリンクが生のコードとして表示されるか、まったく機能しない。
• インライン写真はメッセージ本文に表示されず、添付ファイルに移動されます。
• 背景の色、枠線、レイアウトが消えます。
• 特殊文字は「？」またはランダムな記号として表示されます。
メールの書式設定が崩れた場合の修正方法
1. Outlook が HTML 形式で表示されるようにする
• 「ファイル」メニューの「オプション」をクリックし、「メール」をクリックします。
• 「この形式でメッセージを作成する」ドロップダウンメニューから「HTML」を選択します。
これにより、Outlook ですべての書式が保持されたメッセージが表示されるようになります。
2. 文字エンコードの設定を変更する
• 影響を受けたメールを開きます。
• 「ファイル」メニューの「オプション」をクリックし、「詳細設定」をクリックします。
• 「インターナショナルオプション」セクションでエンコードを UTF-8 に設定します。
これにより、特殊文字や英語以外の言語のテキストが保護されます。
3. 危険な手動インポートを避ける
EML ファイルを Outlook フォルダに手動でドラッグする方法は、少人数のグループであれば問題ありませんが、大人数のグループでは安全ではありません。このプロセスでは、書式設定、メタデータ、さらには添付ファイルが失われる可能性があります。
EMLをOutlook PSTに移行する際に、壊れたメールの書式設定を修正する信頼性の高い方法
WholeClearEMLからPSTへの変換ツールは、書式設定を安全に保つための最適な方法です。このプログラムは、HTML書式、インライン画像、ハイパーリンク、メタデータを問題なく処理します。これは、手動の方法ではあまりうまく処理できないものです。例えば、多くのITマネージャーは、処理速度の低下やデータの破損なしに大規模なEMLコレクションを処理できるこの強力な変換ツールを使用しています。このプログラムでは、複数のファイルを一度に変換し、エクスポートするファイルを選択でき、すべての書式設定を維持するため、移行前と同じようにOutlookでメールを表示できます。
適切なツールが大きな違いを生む理由
Outlookではファイルのインポートは可能ですが、一度に大量のEMLファイルを処理できるようには設計されていません。そのため、専門家は通常、専用の変換ツールを使用します。このツールは高速であるだけでなく、書式設定も維持するように作られています。例えば、ファイル変換ソフトウェアの中には、次のような機能を提供するものがあります。
• HTMLの書式設定（フォント、色、レイアウト）をすべて維持
• 添付ファイルを元の状態に保つ
• フォルダ階層を維持して、簡単に操作できるようにする
• バッチ処理により、大規模な移行を迅速に行う
適切なソリューションを使用すれば、移行後にメールの修正に何時間も費やす必要がなくなり、最初から正しく表示されます。
まとめ
EMLからPSTに移行すると、メールの書式が崩れるという問題がよく発生しますが、回避することは可能です。最も重要なことは、問題の原因を把握し、Outlookを正しく設定し、適切な変換方法を適用することです。
重要なビジネスメールを処理する必要がある場合は、信頼できる変換ツールを見つける時間をかけることで、時間とストレスを節約できます。そのため、多くの人が安全でない手動のアプローチではなく、専用のEMLからPSTへの変換ソフトウェアを使用しています。これにより、すべてが同じ状態を維持できます。