【Gmail の整理収納】ラベルをつけるだけで所在不明メールが減るメリット

GWはいかがお過ごしでしょうか？

久しぶりのお出掛けでぐ～んと羽を伸ばせるといいですね爆　　笑車

 

私は前半はお部屋のお片付け、後半はデジタルのお片付けで過ごしています。

今日はGmailの整理収納に再び取り掛かりました。

 

しばらく更新せずにのんびりしていた間にアメブロにデザイン機能が追加されているっっ！！

ものすごく便利になっちゃって！！

早速使っちゃお～

 

 

こんにちは　整理収納アドバイザーの仁礼恭子（にれきょうこ）です
生活の中で気になったことをブログでお伝えしています。
面白いと思ったらいいねグッド！やフォロードキドキをいただけると励みになります爆　　笑

 

 

 ラベル管理してますか？

 

Gmailで「アーカイブ」と「ラベル」が使えれば

そこそこ便利にメールの管理ができると思っています。

 

アーカイブって何？

ラベルってどうやるの？

フィルタって？？

 

ってことになると、「受信トレイ」にメールがどんどん溜まっていって

Googleドライブのデータ領域を知らずに食う羽目になっちゃいます。

（メールだけなら無料の15GBを使い切ることはないと思うけどね）

 

 

以前にGmailの整理収納についてまとめてますのでこちらも併せてどうぞ

 

 

 

 

 

 アーカイブは便利だけど

 

受信トレイに残さないようにするために

読んだらどんどんアーカイブしましょうという説がありますが、

私はどうもこれが苦手なようです。

 

スマホではシュッとスライドすると、

アーカイブされて受信トレイからいなくなりますが

時々手が滑って意図せずにスライドしてしまうこともあり・・

 

それが何のメールだったのか記憶にないと不幸の始まり（笑）

永久に出会うことがないかもしれません。

 

もちろん「すべてのメール」を見るとちゃんと残っているので問題ないのですが

無ラベルでアーカイブされているものが大量にあると、記憶の薄いメールを探し当てるのはやっぱり少し困難だよなぁと思うのです。

 

 

 

 無ラベルだと何が困るのか

 

デジタルに長けている方は当初から「検索」を推します。

 

私の夫からも

「検索すりゃいいじゃん」と

幾度となく言われてきました。

 

そういえばあるかもしれない

とりあえず検索してみよう

 

自分で管理していなくても労せず見つかるのが

検索の極意だと思います。

 

確かに見つけるためには効率が良いのですが、

例えば100個あるデータのうち、たまたま1個がヒットするけど、

残りの99個はそこにあることすら認識されず一生放置されそう。


もしかしたらいらないかもしれないものが、

検索されることもなく、処理されることもなく、

データ領域をただただ占有してるだけって思うと、

整理収納アドバイザー的にはムズムズしちゃうんです（笑）

 

 

 

 最初は面倒くさいけど仕分けが大事

 

そこでラベルの登場です。

全部のメールに細かくラベルを付けるのって面倒くさくない？って思うかもしれませんが、後々のことを考えると逆に楽ちんです。

 

ラベルってメールに目印をつけるイメージなので

アーカイブしても見失うことが無くなるし、

使い方次第ではラベル単位でメールの削除もできるようになります。

 

 

私は以前に一度仕分けたのですが、

メールアドレスの使い方を変更したために、

メールの届く量が増え、改めてルールを決めなおす作業が必要になりました。

 

 

 

 ラベルのつけ方のコツ

 

メールの種類ごとや、発着の頻度、重要度などから

親ラベル、サブラベルなどを駆使するとよいです。

 

私は今回は45個のラベルに仕分けました。

最初はもう少し少なめにしていたのですが、

受信トレイで必ずラベルを付けるようにすることを考えたら

迷わずラベルが選べるように「ざっくり」ではなくある程度細かく指定してしまったほうが楽です。

 

よく使うものは頭に英数字をつけてあげると

ラベルのカテゴリーもまとめることができます。

 

例）1講座

　　　1-2事前連絡

　　2セミナー

　　　2-1開催

　　　2-2出席

　　Aブログ

　　　Wordpress

         アメブロ

 

のようなイメージです。

 

フィルタを利用して自動的にラベルが割り振られるようにしておくとさらに便利です。

フィルタの指定がしやすいようにラベルを作るという逆アプローチでもよいと思います。

 

 

 

 受信トレイはどうするか

 

受信トレイにずっと溜めたままにはしないですが、

ある程度の期間はラベルを付けた後もToDoリスト代わりに残してます。

 

申し込みしたものは終了するまで

購入したものは届くまで

 

その内容が完結するまでは受信トレイで見えるようにしておきます。

そうじゃないと忘れちゃうのでアセアセ

 

 

 

 

 メールもモノも考え方は一緒

 

すぐ使うものは出しっぱなしでもいいし、

定位置に戻すか、もしくは処分。

 

見えないからいいやと放置しないで、

デジタルでもある程度は全体量が把握できて

どこに何があるのかがわかるようなるといいですね。

 

受信トレイに何千、何万と溜まったメールを何とかするのは大変です。

結局面倒くさくて全部削除なんてことにもなりかねません。

実は古いメールなんて読み返すことは少ないのでそれでもいいけどねえー

 

 

 
 
 
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