会話で緊張しやすい方に！
「あがり症を根絶する」みのブログ
モチベーション＆コミュニケーションスクール桐生 稔 です(＾▽＾)/
今回は、会議でのファシリテーションについて、ご質問をいただきました。
ファシリテーションとは、会議が円滑に進むように舵取りしていく人のことを指します。
会議の司会者をファシリテーターと言います。
いただいた質問は、こちらです。
「最近、会議でのファシリテーションをお願いされる機会が増えています。また、オンラインの会議だと、なかなか意見を出してもらえず、意見をまとめるのも難しかったりします。そこで、会議でのファシリテーションについて、よい進め方があれば教えていただきたいです」
という質問でした。ご質問いただき誠にありがとうございます
今回は、ファシリテーションの進め方について解説してまいります。
ファシリテーターの方から、よくいただくお悩みが３つあります。
①意見が出ない
②意見は出るものの、何を言っているかわからない
③何も決まらない
この３つのお悩みを解決するものとして、
ゴブジッドモデル
というのがあります。
ゴブジッドモデルは、以下の英語の頭文字を取ってそのように呼んでおります。
G=Goal
B=Brainstorming
J＝Judgement
D＝Decision
この４つの流れを掴んでファシリテーションしていくと、よい会議になります。
以下、それぞれ解説してまいりましょう。
G=Goal
会議でのゴールです。
そもそも会議とは、会して議決することです。
つまり、会議は何かを決めるために存在しているのです。
したがって、会議の前には、
「今回の会議で何を決めるのか？」
会議の決議事項を決めるということが最初のステップです。
B=Brainstorming
ブレインストーミングです。
よく「ブレス」と言いますが、様々な意見を出し合うことを言います。
会議で、意見が出しやすくなるためのポイントが２つあります。
①初期設定
初期設定とは、最初に発言のルールを決めておくことです。
例えば、
・発言に対して、否定するのはやめましょう
・何か意見が出たら、称賛して拍手しましょう
・ひとり１回は必ず意見を出すことにしましょう
といったものです。
もちろん、会社や場面によっていろいろな決め方があると思いますが、ルールは予め設定してくことが肝心です。
②質問の仕方
意見が出てこないときは、ファシリテーターがアバウトな質問を投げかけるケースがあります。
例えば、
「◯◯さん、この案件についてどう思います？」
という質問です。
アバウトに質問されると、おそらく、
「どう思いますかって言われても…」
となり、なかなか意見が出てこないのではないでしょうか。
そこで、
「◯◯さん、この意見に対して、良いところはどこだと思います？」
と具体的に質問してみます。
「ここはよいと思いますが、◯◯な部分で懸念があります」
といった感じで、具体的に質問すると、答えやすくなります。
J＝Judgement
そしてジャッヂするフェーズです。
たくさん意見を出してもらった後は、意思決定するための判断軸が必要です。
例えば、
「今回は、コストと納期という軸で判断していきましょう」
「品質と価値という軸で判断していきましょう」
「希少性とインパクトという軸で判断していきましょう」
といった感じです。
縦軸と横軸にマトリックスを書いて、それぞれの意見をプロットしていくと、何となく答えの輪郭が見えてきます。
D＝Decision
ディシジョンとは決定です。
決め方は、概ね3つあります。
①決定権者が決める
②多数決で決める
③全会一致で決める
会社の会議では、③全会一致でなければ決まらないということは、あまりないかもしれません。
②の多数決も少ないかもしれません。
一番多いのは、①の決定権者が決めるパターンです。
最後は、その場のリーダー、もしくは社長が、
「よし、これで行こう！」
と決めるのが多いと思います。
会議の前に、「決め方を決めておく」ことが重要です。
①の決定権者方式なら、
「誰が決めるか」
を予め決めておくことになります。
会議に臨む前に、
ゴブジッドモデル
G=Goal
B=Brainstorming
J＝Judgement
D＝Decision
を設定しておき、会議を成功に導いていただければと思います
詳細は下記動画にてご確認ください
※今回の詳しい内容はYouTube
「みのちゃんねる♥」
↓↓↓動画は下記をクリック↓↓↓
会議の司会進行・ファシリテーションが上手くいく「4つのステップ」 ～リモート会議・ウェブミーティングに役立つ秘訣
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株式会社モチベーション＆コミュニケーション代表取締役：桐生 稔
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