おはようございます。
社長夫人のための給与アドバイザー Mike no Te です。
今日は書類の分類の仕方についてのお話しです。
書類はあっという間に増えます。
整理をしなければ、オフィスは紙だらけ。
どうすればいいか・・・
答えは簡単、みんながわかりやすいよう分類すればいいんです。
分類は、
人・物・金・その他の４種類
ファイルで色分けします。
例えば
人は黄色
物は青色
金は赤色
その他は緑色
紙ファイルは４色そろっているので、分類にはぴったり。
たくさんの書類を綴じる場合は、ファイルの色がないので背表紙にシールを貼って色分け。
私はキングファイルを使っていたので、ファイルに付いているタイトル記入の紙（４色）を使っていました。
人のファイルは、労働者名簿や出勤簿（タイムカード）、雇用契約書等人に関係する書類
物のファイルは、工事や備品購入の稟議書など建物や物に関係する書類
金のファイルは、給料計算書や伝票、帳簿などお金に関係する書類
その他のファイルは、規則や外部から送られた文書など上記３つに属さない書類
ファイルの色を見れば、何が綴じてあるか一目瞭然。
事務効率アップが期待できます。
書類を探す時間がもったいないと思いませんか？
実際にこの方法で分類したところ、書類を探す時間が少なくなりましたよ(*^_^*)