タスクとスケジュールを管理する（３）
ちょっと忙しくなると更新もできなくなりますが、私の場合、このブログ作成も一つのプロジェクトの中の一つのプロセスです。 カテゴリーとしては、（２）で紹介しました「私事⑩生活（自己啓発）」の中にあります。その内訳は、図のとおりですが、私は、一つのプロジェクトのプロセスを考える場合、８つのプロセスに絞り込むようにしています。それ以上だと嫌になるし、それ以下だと一つのプロジェクトに対して目標が多すぎるからです。 私の生活（自己啓発）というカテゴリーは、毎日毎日仕事に追われ、一日の大半を職場で過ごしている間に、私の仕事とは関係のない職業に就いた友達は、もっと自由気ままに生きている（他人の庭は良く見える？）と思えたからであり、「もっとゆとりをもって生きたい」と考えたところから発生しています。だけど、職場の忙しさはすぐには変わらない。 目の前にある仕事は、必要だから存在しているし、誰かがやらなければならないことであるし、自分に与えられる仕事の多寡は、私がそれだけ世の中に関わって生きている証であるから、私の場合、もれなくやるべきことというスタンスになっています。やってもやらなくても固定給なので、労働の対価だけを考えれば、自分で「ここまで」というように線引きすることもできますが、私の場合、この考え方に立っているため、もともと仕事量が増える性格なわけです。 嫌ならやらないという選択肢もあるし、実際に逃げてしまっている人もいる。 が、自分は、そうなりたいくないから、やるわけです。 では、どうすれば、効率よく、エラーを少なくしながら仕事をこなしていけるのか？どうすれば、ゆとりもって生きられるのか？を考えると、まずは、仕事の効率化を考える前に、私事の管理はどうなのか？となったわけです。 そしてまた、どうすれば、やればできる上司や部下の無駄な作業を減らせるのかとなったわけです。 なので、⑩生活（自己啓発）のプロセスは、このようになります。 このプロセスが更に下図の左端に埋め込まれている状態です。 詳しい話は、プロセスシートの話しでしようと思います。 なので、まずは「⑩生活（自己啓発）のプロセス」の話しです。①私事の時間管理表を作る 自分のことをするスケジュール表を作るということです。 スケジュール表といっても単純に朝起きてから、夜寝るまでの時間管理表です。 朝起きてウォーキングする。戻ってきて朝の祈り（瞑想）をする。朝食と弁当を作る。朝食を食べる。風呂に入る。着替えする。鞄の中身を確認する。歯磨きをする。火の元戸締まりを確認する。出勤する。といった行動に、あらかじめ、やることと時間を設定します。 やることと時間を決めることで、忘れも少なくなります。 また、夜もあらかじめ帰宅時間を決めます。 21:00に帰宅して食器洗いと夕食（既に夜食）の準備、後かたづけとアイロンがけ、鞄の整理と自己会議、ブログ更新と資格学習、風呂、就寝準備、歯磨き、夜の祈り（瞑想）、就寝といったことも、あらかじめやることと時間を設定しておきます。 夜は飲み会が入れば、帰った時間からできることを決めて取り組みます。 毎日、どんなに酔ってても、疲れててやる気力がなくても、自己会議はするようにしています。 自己会議では、別の機会に詳しく記述しますが、総てのカテゴリーについて、独りブレインストーミングを実行します。 そうしないと自分を見失うからです。②私事時間からゆとりを探す １週間の自分に与えられている時間は、86,400秒×7日間です。 これは誰でも同じです。 この時間内に人は、寝て起きて食事したり、仕事したり、勉強したり、笑ったり、怒ったり、泣いたりしています。 しかし、「すきま時間」は、必ず存在します。 あらかじめ様々なことに時間を設定していると「すきま時間」が意外に沢山あることに気づきます。 そして、あらかじめ設定した時間も足りなかったりすることもわかってきます。 そうすると、仕事に行っている時間以外の時間の使い方の見直しができるようになり、加えて休みの日に何をするのか？についても考えるようになります。 これを１週間の時間連鎖表に落とし込みます。 １週間のどこで何をするのか？を考える。 もちろん、この時、何もしない時間もあらかじめ決めておきます。 それが私のゆとりです。 なお、肝心なことがあります。 私事の時間を考えていく場合、風呂や着替えなどはルーチン作業ですが、祈り（瞑想）やウォーキング、資格学習といったものは、それ自体が「私事⑪精神（活動）」、「私事⑫身体（健康管理）」、「私事⑭学習（活動）」といったカテゴリーで、プロジェクトを立てて行動しているものであり、それぞれにプロセスとタスクがあります。 これらの「進め方を含めて考えながら取り組む」必要があるものは、仕事の管理と同様に「変化する状況に対応するプロセスシート」により管理されているものなので、時間枠でしか設定できないということに、ここでは（時間管理表では）注意します。 細かく決めれば決めるほど、現実と乖離して頭がごちゃごちゃになる。③仕事の時間管理表を作る 仕事時間は私の場合、通常8:30～17:15です。 残業時間は17:15～20:15と設定します。 仕事の時間管理は、仕事の各プロジェクトで発生しているプロセス、タスクをほんとうは優先順位を決めて、月曜日～金曜日のどの時間に何を実行するかを決めたいところですが、これもいくら考えても難しいわけです。 なぜならば仕事も「進め方を含めて考えながら取り組む」必要があって、「変化する状況に対応するプロセスシート」を使わなければ、管理しきれないものだからです。 仕事の時間枠の設定はできても、あらかじめ何をするかを設定することは、非常に難しいと言えます。 設定しても電話がかかってきて新たな問題が発生します。 設定していた時間に違う行動をすることを余儀なくされます。 突然「ちょっと集まってくれ」といって小一時間打合せが入ったり、声をかけられて、今やろうとしていることができなくなります。 人は、自分の行動が優先しているため、他者の時間を奪うことに無頓着です。 相手に責任はありませんが。 そのため、あらかじめ仕事の時間枠の中で何をするかを決めても無駄になります。 ですから、ここでは時間枠だけを決めます。④仕事時間から作業時間を探す 次に仕事の時間枠にイベントを挿入します。 昼休みや出張や打合せの時間です。 作業に当てられる時間は、何もイベントがなければ、午前①、午前②、午後①、午後②、午後③、残業①、残業②と７つに分けます。 仕事のタスクが多すぎるため、小分けが必要です。 その時間内にそのタスクを実行できないのは、最初からその時間にやろうとすることに無理があることをやっていると割り切ります。 というわけで、一週間の大まかな時間管理表ができました。 これを土日に作成して、スケジュール手帳（Ａ５）に印刷して綴じ込んむようにします。 まあ、ここまでは誰でもやっていることかもしれません。 で、独りブレーンストーミングとプロセスシートとは？ ですが、もう少し前置きが続きます。 では、続きはまた。
