Ｅｘｃｅｌの活用事例（その３）

年末から年度末までドタバタでご無沙汰致しましたが、前回に引き続きまして私が作成したＥｘｃｅｌの各種様式をご紹介したいと思います。

活用事例（その３）：発注書（自動調整機能付き）

日頃、皆さんが表を作っている時に、
　「日付を入力する際に、元号（平成）とか曜日を手直しするのが面倒だな」
　「罫線を多めに引いたけど、実際に入力するデータが少ない時には、無駄で目障りだな」
　「データの量が毎回増減するので、印刷範囲を設定し直さなくて済む方法は無いかな」
とお感じになられた事はありませんか？

そこで、今回はありきたりの発注書に工夫を加え、使い勝手の良いものに改善してみました。
まずは表の印刷イメージ（つまり見た目）を、下の図でご覧ください。



上の図をご覧頂けばお分かりの通り、商品のデータは８行目から１６行目の９行分だけです。
そして、その入力箇所（９行分）にだけ罫線が引かれている事も直ぐに分かりますね。
しかしながら、これは単純に罫線を引いた訳では無いのです。下の図をご覧ください。



これはセルＡ８の条件付き書式を確認している様子ですが、条件（数式）を確認出来ましたか？
これは、もしセルＡ８が空白で無いならば周りに罫線を引きなさい、という意味です。
言い方を換えると、データが入力されているセル（行）にだけ罫線を引くようにしてある訳です。

では、引き続いて次の図をご覧ください。
発注日（セルＤ３）を見ると、表面的には元号・年・月・日・曜日が入力されている様に見えます。
ですが数式バーの中を見ると、2014/4/20と入力されており、元号も曜日も全く見当たりません。
どうしたら、こんな楽が出来るのでしょうか？



その答えは、セルの書式設定→表示形式→ユーザー設定にあります。
西暦の年がy(Year)、月がm(Month)、日がd(Day)と表されるのと同様に、元号はggg、和暦の年がe、曜日はaaaという表すようにルールが決まっているのです。
また、曜日の丸カッコなどの文字を組み合わせたい時には、その前後を " （ダブルクォーテーション）を挟むルールになっています。
この手法を活用すれば、宛名の末尾に「様」をつけたり、金額の先頭に「￥」を付けるといった
自動化が図れます。

では、最後の図をご覧ください。
ここではあらかじめ１行目から７行目までにタイトル行の設定を行い、印刷が２枚以上にまたがっても項目が常に印刷されるようにしてあります。
ですが、印刷範囲の設定はどうやれば自動化（伸び縮み）させられるでしょうか？



説明が長く複雑になるので結論を手短にご説明しますと、名前の定義という機能とOFFSET関数を
組み合わせる事で実現できます。
データが入力されている（つまり空白では無い）箇所の行数をカウントし、その行数分だけ印刷させる事が出来るのです。

こうした工夫を織り交ぜる事により、驚くほど効率の良い、合理的な様式を作成出来ますので、皆さんも是非お試しください

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