組織を運営して行く上では会議を行うというのは必須であり、情報交換を行うことによって様々な状況を正確に把握するとともに、組織として進行して行く方向を再確認することができます。
展開的には一室に該当する人が集まって印刷された資料やプロジェクターへの投影、ホワイトボードの利用などによって情報や意見を交換していくのが一般的な方法です。
しかし、近年のグローバル化に伴い、会議に参加すべき人が必ずしも近くにいるとは限らず、日本国内の各地どころか世界中に点在するということも稀ではなくなりました。こういった状況下で役に立つのがグループウェアなどを利用したTV会議です。電話で実施することも可能ですが、TVを活用することによって音声だけでなく視覚的な情報を同時に伝えることが可能です。
会議の資料については電子データでやり取りをすることによって容易に共有可能であり、一室に集合せずとも意見交換を生き生きとした形で行うことが可能です。
こういったTVを用いる方法は特に参加者の全員または一部が固定した場所にいない場合にも有効に使うことができます。例えば、ある人が二か所の勤務先があって、それらを不定期に行き来している場合に、会議を定期的に行うためには場所に依存しない方法で実施しなければなりません。そういった目的を達成するのにもTVを用いるTV会議がとても便利です。
また、複数の会場をつなぐといったことも可能であり、こういった情報技術を１つ使うだけで場所を気にせず意見交換を容易に行えるようになっているのです。