「Gmail」件名を付ける時の注意

「Gmail」の一覧表示はネストとよばれる表示方式をとっている


通常のメールクライアントソフトのようにメールが時系列に並ばずに、メール毎にレスポンスが時系列で並んでいく方式になっている。

こちらから出したメールにの下に、相手からのメールが続くのでとても見やすいと思う。

しかし、「件名」をつけるときに、注意しないと全然関係のないメールの下にネストしてしまうことがある。

例えば、「忘年会のお知らせ」という件名のメールを受け取った場合、もし、昨年も同じ相手から「忘年会のお知らせ」というメールがあったとすると、昨年のメールにネストされて表示されてしまう。

「Gmail」のネストする基準が、メールアドレスと件名で制御されているためと思われる。

同じ相手から来た同じ件名のメールは、一連の流れとして制御されネスト表示されてしまうようです。


回避するには、「忘年会のお知らせ'2010」というように、件名を多少でも違いを持たせる必要があります。

「Gmail」ですべきこと（タスク）を管理する

「Gmail」はメールサービスですが、使い方によってはいろいろな使い方ができます。

例えば、「ToDo管理」をすることもできます。


例えば、今携わっている業務や今後こなしていかなければならない業務で
短期的に行わなければならない仕事(タスク)を「Gmail」に送ります。

見積書を作成しなければならない場合、

subjectに「見積書作成」
messageに、クライアント名や期日等の詳細を記述して「Gmail」に送ります。


Gmailの受信トレイには、受信したメールが表示されます。
「タスク」というラベルを付けます、重要な作業ですのでスターにもチェックを入れておきます。




作業終わったら「アーカイブ」して受信トレイからなくなります。

作業が終わらないかぎり「受信トレイ」に残っていますので、メールを確認するたびにチェックできるので、別のToDo管理ソフトで管理していて、見落としていたというようなことがなくなります。

メールの管理で無駄な時間を使わない

いままでのメールクライアントの管理法では、フォルダーを作りメールをフォルダーに移動いて管理していました。

例えば、A社からBプロジェクトに関する見積書が来た場合このメールをどう管理しますか。

会社毎に分類したフォルダー「A」フォルダー
プロジェクト毎に分類したフォルダー「B」フォルダー
内容で分類したフォルダー「見積書」フォルダー

の３つのフォルダーが考えられます。
さて、どのフォルダーに分類しますか？

探す時も同じです。どのフォルダーに入れたっけ？
A社からのメールなのにA社のフォルダーにはいっていない、
見積書がいろいろなフォルダーにばらけてる。
というようになっていませんか。

これでは、探す時間が無駄になります。さらには分類に費やした時間も無駄だったといことになりますかねません。


では、Gmailではどうでしょうか。

Gmailには、「ラベル」という考え方があります。
それぞれのメールに特定の意味をもつラベルを張っていきます。
しかも、複数のラベルをはれます。

上記の例であれば、
A社、Bプロジェクト、見積書という３つのラベルを作成して、１つのメールに対して３つのラベルを貼り付けます。
A社、Bプロジェクト、見積書という３つのキーワードで検索することが可能です。


Gmailでは、どの「ラベル」に対してもワンクリックで検索することができます。


ラベルの貼り方については、「ラベル」の貼り方をご覧ください

iPadでGmail以外のメールアカウントを使う

iPadでGmail以外のメールアカウントを使う場合には、iPadに標準で用意されている「メール」使用する

「safari」でGmailを使用した場合、現状では、送信元を自由に設定できないようだ


送信元を修正する項目がない



一方「メール」でアクセスする場合には、登録されているメールアカウントがすべて表示されるので、使用したいメールアカウントを選択して、メールの確認、送信の処理を行うことができる

GmailでGmail以外のアカウントでメール送信する（PCの場合）

Gmailでメールを送信する場合、初期設定のまま送信するとGmailでのアカウントで送信される。

会社の仕事上のメールは、会社のアドレスから、
他の場合でも、いままで使っていたメールアドレスでメールのやり取りができなければ意味がない。

そんな場合には、送信元のメールアドレスを指定してメールを送信することができる。
指定の仕方は、簡単でメール作成画面で「From:」メールアドレスがプルダウンになっているので、ここでメールアドレスを指定することができる



返信の場合には、「設定」画面の「アカウントとインポート」の中の「名前：」の中に、「メッセージの受信時：」で返信時のメールアドレスを設定できるので、「メールを受信したアドレスから返信する」を選択しておくと、受信したアドレスが自動的に選択される