電子化への道②

全国社会保険労務士会連合会から電子署名書が届き、早速パソコンに電子証明書をインストールしました。

この手の操作は得意分野ですので、いとも簡単にできました。

そして、業務用ソフトで作成した電子申請用データを送信してみました。

「画面に成功しました」と表示されました。

今まで役所用紙に印刷し、郵送で年金機構事務センターに送付して来ましたが、いとも簡単に送信ができ、「これは素晴らしい」と感動しました。

申請後は、他の業務があったので、しばらく中断。

2時間後に送信したデータが届いているか確認するため、パーソナライズにログイン。

パーソナライズとは、簡単に言えば、こばやし労務管理事務所専用の電子申請処理状況を確認できるWEB上の場所と言えばよいでしょうか・・・。

今まで送信したデータがどうなっているか簡単に確認できます。

先ほど送信したデータがありましたが、なぜかエラーになっています。

「はて、特に申請データは問題ないのに」と思いつつ、メッセージを読んでみると・・・

「使用不可能な文字が含まれています」という内容が書かれています。

e-gov電子申請では、「髙」、「﨑」、「廣」などの文字は使用できないとのこと・・・

それぞれ、「高」、「崎」、「広」と判読可能な状態で送信する必要があるとのことです。

そんな訳でデータを修正し、再度送信・・・。

数時間後にパーソナライズを見てみるとまたエラーメッセージが・・・。

今度は、事業主データの住所部分に使用不可能な文字が含まれるとのことです。

ＡＢＣビル1階という部分の住所のカナは「エービーシービル１カイ」と表示する必要があると解るまでに３０分かかりました・・・。

よし、これで完璧だと再度送信、再度パーソナライズを確認すると、またままエラーメッセージが・・・。

電話番号に使用不可能な文字がふくまれるとのこと・・・。

数字と「-（ハイフン）」以外に何も入力していないのに・・・と思い数回再送を試みましたが、いずれもエラーが出ます。

「困ったな・・・これなら紙で出した方が早いかな」と半分諦めようとしましたが、事務員さんが「-」が原因ではないでしょうか・・・とアドバイスをくれました。

考えてみると「-」はテンキーのマイナスで入力していました。

正しくは「Ｐ」の右上にある「-（ハイフン）」が正しい入力です。

印刷すると全く同じに見えますが、キーボードの入力は全く異なります。

そして、データを修正し、再度送信。

パーソナライズを見るとやっと年金機構事務センターのサーバーに到達したことが解りました。

申請を始めてから２時間、ほろ苦い電子申請デビューとなりました。

パソコン操作に関しては自信があるつもりですが、「-（ハイフン）」のことでここまで苦労するとは思いもしませんでした。

その後、他の届出も電子申請で送っています。

今回の件で、エラーの原因は解りましたので、その後の申請はとてもスムーズに完了しました。

諦めないでよかった・・・。

商談～②

今回はスバルの商談を進めることにしました。

スバルといえば、レガシー、インプレッサ等、四駆の速い車を扱っているメーカー。

大学生の頃に発売された初代インプレッサに憧れていて、いつかは乗りたいなと思っていました。

昨年の年末にフルモデルチェンジが行われ、４代目に世代交代しました。

シャープなフロントのデザイン

新型エンジンが搭載され、燃費もコンパクトカー並みにＵＰ

価格もお手頃

ですが、リアのテールデザインがしっくりきません。

正直、リアのデザインが３代目の方が良かった。

後姿が少し残念です・・・。

また、５人乗りなので、非常時に６人は乗れません。

独身の頃ならありですが、結婚し、子供が２人いる我が家にはミスマッチな車です。

見積もりを出してもらいましたが、新型となって好評らしく、ほとんど値引きがありませんでした。

「すみません。ミニバンタイプがいいので、エクシーガの見積もりを出して下さい」と伝えました。

インプレッサの７人乗りのような外観はスポーティでかっこいいです。

ただ、マイナーチエンジで排気量が２５００ＣＣが主流になり、２０００ＣＣは廃止予定とのことです。

２５００ＣＣは大きすぎる。

車も大きすぎ、取り回しが不安。

出てきた値引きも新型を強調され、あまり出してきません。

予算オーバーです。

スバルはこの時点でなしになりました。

商談～①

フィットを売却してから４ヶ月が経ちました。

自宅から事務所への移動は今までどおり愛車トウディを使用。

５０ＣＣの原付バイクです。

前車が盗難にあったため、フィットと同時期に購入し、３年が経ちました。

日頃、加古川、高砂、播磨町を走り回っているので、既に走行距離は１万キロを超えました（笑）

小回りが利き、耐久性に優れ、燃費も抜群。言う事なしの相棒です。

遠方への移動は産休、育休中の妻の軽自動車を使わせてもらいました。

車を購入するには良い条件が出る９月が近づいてきましたので、商談を本格的に進めることにしました。

年度更新、算定の繁忙のピークが過ぎた８月から候補車を扱うディーラーを訪問して行きます。

まずは、マツダ社のプレマシーからスタートさせます。

どことなくフロントのデザインが猫顔で可愛らしいですね。

妻の希望で候補車としました。

妻が乗っている軽自動車を購入する際に商談をした営業さんを頼りに３年ぶりにマツダ店を訪れました。

３年前は新入社員であった営業Ｍ氏はまだ在籍されていました。

「３年前はお断りしましたが、いろいろ頑張って下さったので、今回改めて伺いました」

「プレマシーは妻の希望で候補に考えているので、思い切った条件を出して下さい」

３年前は新入社員ということもあり、どこか頼りなかったＭ氏ですが、相変わらず頼りない・・・。

車の装備のことを聞いても、解っていない・・・。

他社の車じゃないんだからしっかりしてと言いたくなりました。

しばらくして見積もりが出てきました。

車両本体から１５万円引き、ディーラーオプション１５万円分進呈、合計３０万円引きですとのことでした。

納車費用、車庫証明はあっさりカットに応じてくれましたが、雑誌で研究している私には魅力的な条件には思えませんでした。

「夫婦とも仕事が忙しく、商談に時間が取れないので、駆け引き無しでこちらが検討できる条件をズバッと言ってもらわないと次に来店することはできない」とストレートに言うと「店長に相談しないとなんともいえませんが、あと１０万円は上乗せ可能だと思います」とのことです。

個人的にプレマシーはデザインが好きではないので、大幅値引きが出れば少しは心が動きますが、この程度では購入できません。

「また９月に来ます」とだけ告げお店を後にしました。

そしてその足でアイシスを扱うトヨタ店を訪問。

登場が２００４年で既に８年が経っています。

基本設計の古さがネックですが、見た目がスポーティーでスライドドア付きということもあり、条件次第では本命に浮上するかもしれません。

お店に着き、ショールームに入るも誰も出てきません。

営業の人が接客に追われているのは解りますが、商談に来ているお客に声を掛けないとはどういうことでしょうか？

しばらく待っていましたが、誰も出てこない・・・。

トヨタ店はクラウンとか高級車を扱うディーラーなので、この手の車を商談に来た客などいらないということでしょうか？

他のお客さんと話している営業に声を掛け、「商談に来たのだけど他のスタッフはいないのか？」と聞いてみましたが、「しばらくお待ちください」としか言われませんでした。

その後１０分位待ちましたが、誰も出てこないので、「アイシスを考えていたけど、もう結構。他の車にするわ」と言い、お店を出ました。

トヨタ店には２度と行きません。

気分を取り直して、近くにある日産店を訪問。

ラフエスタＨＳはマツダプレマシーのＯＥＭ車です。

少しデザインが違いますが、中身は全く同じ車。

猫顔のプレマシーよりこっちの方がかっこいいですね。

担当のセールス氏は女性。

女の人と話すのがあまり得意ではないので、「やりにくいな」と思いました。

実車を見せてもらいましたが、３列目がかなり窮屈。

条件もプレマシーほど良い条件が出ません。

「すみませんが、ラフエスタＨＳはそんなに安くできません。セレナにしませんか？」と鞍替えを勧められました。

「箱バンは嫌いなので、またよい条件がでるようなら連絡して欲しい」とつげ、お店を後にしました。

１日に３件商談するとさすがに疲れますね。

電子化への道～①

社会保険労務士の仕事を簡単に説明させて頂くと

①労災保険、雇用保険法に伴う書類を作成し、労働基準監督署やハローワークへ届出をすること

②健康保険、厚生年金保険法に伴う書類を作成し、協会健保や年金事務所に届出をすること

主な仕事は上記の２点であり、多くの社労士事務所では役所から配布されている届出書に手書きで書き込むか、業務ソフトを使用しデータを印字したものを届出をしています。

弊所では役所配布用紙に業務ソフトで作成したデータを印字し、各行政機関の窓口に届出をするというオーソドックスな形で対応して来ましたが、顧問先様も増え、それに伴い関係する行政機関も多方面に亘るようになってきました。

東は西宮、西は姫路、北は西脇・・・役所周りも仕事と言えばそれまでですが、移動時間もばかにならず、何とかならないものかと考えていました。

電子申請をするようになると、２４時間時間を気にせず、事務所に居たまま申請ができ、時間、移動コストが削減できることになりますが、使い勝手の問題でこれまで真剣に対応を進めませんでした。

e-govによる申請方式に改められ、社労士のみの電子証明で、事業主の電子証明を省略して申請が可能になったことから、いよいよ対応しようと今年の頭から考えるようになりました。

紙ベースの届出だと、申請書を作成し、会社の印鑑を押印したものを郵送で返送してもらうという形を取っています。これですと、弊所から顧問先様に郵送で書類を送る時間、そして顧問先様から事務所に返送して頂く時間、役所への届け出までに時間がかかります。そして、これは私にも問題がありますが、少人数で事務所を運営していますので、どうしてもまとめて書類を届出をするという力も働きます。

今年に入ってから顧問先様の増えたこともあり、「先日依頼した手続はどうなりました」と言われることが増えて来ました。

こちらも対応を怠っているつもりはありませんが、依頼者からすると「えらい遅いな」と思われるのもごもっともかもしれません。

何と改善できないか悩んでいましたが、師匠でもある神戸の先輩社労士さんから背中を押され、ついに覚悟を決めました。

そして、年度更新、社会保険算定で事務所がごたごたしている中、重い腰を上げ、電子証明書の申請を済ませました。

申請から２週間が経ち、電子証明書を取得することができました。

パソコンへの設定を済ませ、年度更新の申告書を回収する際に、顧問先様からの「提出代行に関する証明書」に押印をお願いしました。

電子証明書が届いた頃には殆どの顧問先様から証明書を取り付けることができました。

早速、簡単な賞与支払届から電子申請をすることにしました。

業務ソフトが電子申請に対応しているので、簡単にデータを作成することが可能です。

早速送信して見ましたが、なぜかエラーが出ます・・・。

ここから２時間の苦闘が始まりますが、次回はその辺を書いてみます。

繁忙期突入

６月に入ってから労働保険年度更新、７月に入ると社会保険算定基礎届、社労士事務所にとっては１年でもっとも忙しい時期であります。

月次の給与計算も待ったなしなので、平行して作業を進めて行く必要がありますが、今年はスムーズに行きません。

データ処理は業務用ソフトのお蔭で仕上がっていますが、労働保険の申告書の回収が大変でした。

お客様が増えたことが主因ですが、各地に散らばっている顧問先さんを訪問する時間がうまく取れずに四苦八苦しました。

紙ベースの申告手続は今年で終わりにしようと思います。

来年度は電子申請により手続を進めて行こうと思います。

社労士の電子証明書のみで手続が完結できますからね・・・。

今から来年に向けて「提出代行に関する証明書」を集めて行こうと思います。

おっと、まだ社会保険算定基礎届が残っていますので、こちらもあと少し頑張ろうと思います。