【お悩みに回答】増え続ける一方の名刺の整理

こんにちは

上村あかりです。

＞＞＞初めましての方へ

毎週木曜、生出演させていただいている

FMラジオ AIR-G' 「朝MORi」の中で、

寄せられたお悩みメッセージに

ライフコーチ＆整理収納アドバイザーとして

私がお答えしている

『◯（まる）あかり』のコーナー。

先日お答えした内容を載せます☻

「捨てられなくて整理に困っているものといえば名刺ですね

役職が変わって名刺がたまる一方です。

もらった名刺も自分の過去の名刺も

捨てづらくてずっとたまっています。」

～私からのアドバイス～

■役職が変わった人の名刺

役職が新しくなって受け取ったタイミングで、古いほうの紙の名刺は処分することが大切だと思います。

前の役職も覚えておきたい場合は、名刺の裏にメモ書きすれば十分ではないでしょうか。

■自分の仕事が変わって、もう付き合いがなくなった人の名刺

これからも、その人と連絡を取りたいか。付き合いが続きたいか、を基準にしてよいのでは？
１～２年連絡をとっていない人とは、

高い確率でその後も連絡をとる機会がないですし、
３年以上連絡をとっていなくて、特に連絡をとりたいとも思わない相手であれば、名刺は処分して良い気がします。

もしその後連絡をとることがあるとしたら、あらためて連絡先交換をすればいいと思います。

さらにおすすめなのは、データで管理することです↓

■名刺管理アプリを使う

：無料で利用できるスマホアプリがあります。（Eight）
スマホのカメラで名刺を撮って、それをデータセンターに送信すれば、名刺の内容がデータ化されてクラウドに保管されるんです。
情報は、キーワードや名前で検索できるのでデータが重複していても探しやすいですし、自分でデータを最新の情報に編集することもできます。
相手がEightを使用していれば、相手が自身の名刺情報を更新すると通知が届きます。

データ保管をすれば、紙の名刺がたまってかさばるといった悩みからは解消されます。

ちなみに、ちょうど去年の同じころの時期に、名刺の整理収納についてお話ししたことがあったんですよね。

―――その時話したこと―――
名刺を保管する「目的」によって、どう整理したり収納すればいいかというのは変わってきます。

<ファイリング>
たとえば、よく名刺用の収納ファイルというのが売られていますよね。(透明なファイルで名刺を1枚1枚入れられるようになっているもの)
こういったファイルに収納するという方法は、名刺を「眺めて一覧する」ことが必要な場合にのみ、おすすめします。
名刺をよく見返す機会がある、ぱっと探す必要がある、ということであれば索引をつけて、50 音順でファイリングして、名刺を1枚1枚見えるように保管するというのが良いと思います。
ただし、ファイリングしてしまうと、増えすぎた名刺を整理する際にファイルから取り出して、並べ直して...など、非常に手間がかかってしまいます。

<名刺ボックス>
その点、ボックス型の名刺ホルダーを使うと、入れ替えの手間が省けます。(箱型のもので、名刺を50音順に保管できる)
名刺を立てて入れるので名刺の出し入れがしやすいですし、
容量も決まっているので、増えすぎたときに見直しがしやすいです。

<時系列で箱保管>
ただ、50 音順に整理して保管する、ということも面倒であれば時系列で、もらった順から名刺サイズの箱に入れて保管するのでも良いと思います。
特定の名刺を探す、という作業は少し大変になりますが、もらった名刺を活用する機会がほとんどない場合や、名刺データはスマホアプリで管理しているという方はこれで十分。
特にアプリを使っている場合、名刺の情報を確認したいときはアプリですぐに検索できる機能があるので、紙の名刺はそもそも取っておく必要があまりないですよね。
といってもすぐに捨てるのは忍びないかもしれませんので、「3ヶ月に一度見直す」
「箱に入る分だけとっておく」など、ルールを決めて保存すれば良いかと思います。

「名刺をなんのためにとってあるのか」という目的が明確になると、必要な名刺・処分してしまっても良い名刺というのも自ずとみえてくるはずです。

もし悩む場合は、「3年」や「5年」など期限を決めて、古くなった(期限をすぎた)名刺は処分する、と決めてしまうことをおすすめします。

「名刺はその人自身」といっても、やはりモノはモノ。
受け取ったときや、保管しているときは大切に扱って、扱いきれない分や活用することがないと思うものは感謝の思いを込めてきちんと処分する、ということが大切ではないでしょうか。

処分の仕方ですが、名刺には個人情報が記載されています。
そのままゴミ袋に入れて捨ててしまうのは良くありません。
シュレッダーにかけて捨てたり、会社でルールがある場合はそれに従いましょう。