こんにちは、フジムラです。
あなたはスケジュールを作成する時
自分の仕事のスピードをどう把握していますか？
これまでの経験や勘を頼りに
時間を「読んで」いるのではないでしょうか。
この時間を「読む」スキルは非常に有用ですが
時として役に立たない場合があります。
読めない時間は「初めてと変化」
・全く初めての事をやる時
・環境が大きく変わった時
1つ目は当たり前だと思います。
初めてでこれまでの経験則に当てはまらない
これを「読む」のはかなり難しいです。
無理やり「読む 」というよりは
スケジュールの前後に余裕を持たせ
多少の前後にも対応していく他ありません。
ただこれに関しては
そう頻繁にあるわけではないので
その都度対応していくだけです。
そこまで気をもむ必要もないと思います。
問題なのは2つ目「環境の変化」。
具体的には働き方の環境変化です。
パソコンやスマホを介して
インターネットを使うようになり
場所や時間から解放された働き方が可能になりました。
いつどこでどのタイミングで
仕事が出来るのかも仕事自体のスピードも
変化しているはずです。
働き方はアップデートされていても
それにつれて変化した
仕事のスピードの変化まで把握出来ていますか？
「読み」との2つギャップのとらえ方
環境が大きく変わってきたため
これまで通りの時間で「読む」と
実際かかった時間との間にギャップが生じてしまいます。
このギャップも2パターンあり
想定よりも時間がかかってしまう場合と
想定よりも時間がかからない場合があります。
余計に時間がかかってしまう場合は
想定通りに物事が進まないため
分かりやすくい問題が生じてしまいます。
一方で短く済む場合
それなら良いのでは？
と思うかもしれません。
想定とのギャップが生まれるという事は
スケジュールを把握出来ていない
自身の仕事をコントロール出来ていないのと
イコールです。
そして直接的には
その部分のスケジュールがムダになっているという事です。
ギャップを可視化する3つの方法
①カレンダーに書き込む
まずは
あらゆる場面に対して効果的な方法がこちら。
具体的な方法としては
予定として立てたスケジュールの横に
実際にかかった時間でスケジュール結果を書く。
この方法は
その場で即時に可視化というよりは
全体感として何にどんな時間を使っているのか
自身のスケジュールを見直す時に役立ちます。
②ストップウォッチを使う
これは主に作業系の時間把握の方法です。
すごく古典的な方法ではありますが
リアルタイムに自分がどれくらいの時間を使っているのかが分かります。
時間を意識すると
個々の仕事のスピードが適切なのか
効率的に集中して出来ているのか
という部分が可視化出来ます。
これは先の①と組み合わせる効果的です。
③タイムタイマーを置く
最後はデジタルではないものを。
これはタイムタイマーという商品です。
経過時間を分かりやすく可視化し
時間感覚を養うことを目的として作られた時計です。
知育教材としての方が有名ですが
②と同様リアルタイムに時間が把握出来るので
大人にも有用だと思います。
ただこれを外に持ち歩くわけにはいかないので
家の中専用にはなります。
現状把握は主観ではなく客観で
環境も変化し自分自身も変化します。
そしてその変化スピードは
どんどん早くなってきています。
今の認識が”かつて”や”これまで”のものになるのも
早くなってきています。
しかし
自分の今のやり方や認識が合っているのか
ズレていないかという部分に対して
自分自身を疑う、チェックするというのを
感覚的に行うのは難しいところがあります。
だからこそ
誰の目にも明確に自分自身を可視化する。
そしてこれを定期的に行っていく事が必要です。
現状を過大評価せずに。
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2018年12月19日 20:42
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