セミナー事務メールの５つのポイント

セミナー事務効率化講座・文面編④

セミナー事務メールの５つのポイントについて書いていきます。

①セミナー受付メールの文面を見やすく・読みやすくするためにすること。

記号と飾り罫の活用
「引用」と使った返信メール
敬語は適度に使う。
シンプルな署名を付ける。

「自分らしい」パターンを持つと、安定した文面になります。

メールはテキスト情報だけになるので、
見落とさないために、重要なポイントには、
記号と飾り罫で、変化を付けることが大切です。
項目の前に■、◇、▼を付けたり、
--------で仕切りを入れましょう。

ただ、あまりくどいのはよけい見にくくさせるので、注意します。

「引用」と使うか使わないか、
これはそのメールの内容にも変わってきますが、
キャンセルや、クレームのメール対応のメールは、
引用しておくと、あとあとのトラブルを防げます。

一度作ったメールのチェック方法として、
声に出して読んでみる。詰まったところはおかしいと思ったほうがよい。
チェックするときにおすすめの方法は、プリントアウトして確認する。
クレーム対応のメールは特に気を付けましょう。

②「コピペ」でミスを防ぐ

名前、日付と曜日、時刻は、
タイプミスをするとクレームのもとになってしまいます。

そのためにも、コピペを使うようにしましょう。

よく使う文章、単語は、単語登録しておきましょう。
時間は24時間表記が安全！
誤解を招く表現は避けること。

③クレームの起こりにくい文面とは？

必要最小限のことは何かを知る。→　セミナー受付のメールはこれだけ

ていねいなのは「いいこと」なの？
　これって悩みますよね。
　丁寧なのと無駄な情報は違う。
　申し込みしたお客様が迷わず悩まずセミナーに来てくれることが大切！

要件は、的確に！短めに！必要事項だけを書くことに徹する。

クレーム処理の対応の仕方で、炎上するか沈静化するかが決まる！

④事務的文面に感情は必要？不要？

自分の特性に合わせる
自分が「楽だ」と感じる方にすると、無理がない！
仕事が楽しい！っていうのが大切です。

やはり自分の文章のクセっていうのはどうしてもあります。
クライアントとの違いもあるでしょうが、
やはり円滑に業務を進めるには、
あまり無理せず、自分にあった方法をとることが大切です。

⑤「自分に合った」セミナー受付とは？

結局のところ、自分の持つ特性をしることが重要です。
自分の特性ってなかなか自分ではわかりずらいです。
そのために、ウェルスダイナミクスを活用すると、
自分に合った、無理のない方法をとると楽になれます。


ウェルスダイナミクスについては、こちらの記事にまとめました

ウェルスダイナミクステスト＆コーチング



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