セミナー受付メールの文面には…

セミナー事務効率化講座・文面編①セミナー事務で使う文面は…

で書いたように３種類だけの文面で、セミナー受付メールは完了です。

では、セミナー参加者に何をお伝えすればいいのか？

・日時、場所
・受講料
・支払いの方法と期限

これだけです！！

受講に必要な情報をすべて伝えたら、個別対応は発生しません！

シンプルですよね。



では、項目ごとに何をお知らせすればいいのかみていきます！

日時



年末年始なら「年」も入れる
曜日もつける（曜日でスケジュール管理されている人もいる）

場所



セミナー場所のビル名（近くに似たようがビルがある場合、それも記載）部屋番号
URL・住所（ナビで検索することもある）
個人宅の場合は、道案内をつけておく（メールだと長くなるのでサイトを作り、リンクをはる）
当日の連作先を入れておく（ただし、セミナー場所の電話番号は入れない！トラブルのもと）

迷いそうなポイントがある場合はそれも記載しておく。
当日の連絡先は、講師の電話を借りて預かって、スタッフが対応。

受講料



金額のまちがいを起こすと、
返金したり、催促しなければならなくなるので、一番気を遣うポイント。
なので、金額をわかりやすく提示する。

金額は半角で入力し、３ケタカンマをいれておく。

支払方法



支払の方法は、入金管理は、それぞれの特徴を知って使い分けるのところで書いたように、
・銀行振り込み
・当日集金
・ペイパル
の３種類。

特に気を付けるのが、銀行振込です。

銀行名・支店名はきちんと書く。特に似たような支店がある場合は、
そのことを付け加えておく。

講師の振込名義人名は、漢字とカタカナ、両方記載する。
また忘れがちなのが、口座の種別。ほとんどは普通口座ではあるが、
やはり、気になってお問合せくださる方もいらっしゃる。

ゆうちょの場合、
ゆうちょ間での記号番号のほかに、他銀行からの振込口座も記載する。

また、申込された方と、振込された名前が違う場合、
入金管理に時間がとられてトラブルのもとにもなりかねないので、
そのことを申し込みフォームに記載しておくのがよい。


振込期限



セミナー日程より余裕がある日数の場合は、
「メールを送ってから何日後」と
当日が近い場合は、〇月〇日までと記載する。



---ここで思ったこと。---

聞いてみれば当たり前のことばかりですが、
実際メールを送るときに、抜け落ちることもあるような気がします。
なので、これを防ぐには、テンプレートをしっかり作りこんでおくことなんですね。
それは次の記事で書きます。


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