こんにちは。
あなたと一緒に事務マスターを目指す、わさびーです。
学生のころまでは、自分だけで完結するものであれば、
頑張って（寝ないとか、食事を我慢するとかで時間を無理やり捻出して）
終わらせることも可能でした。
たとえば、レポートなどの宿題、予習、復習など。
これはたいていは、自分一人で完結できました。
でも、社会人になってからは、そうでないものの方が圧倒的に多いですよね。
作成・作業そのものを他の部署の人に依頼するものだったり、
自分で作成・作業できたとしても上司や先輩の確認、決済が必要なものだったり、
さらには、その後、他社サービスを経て作業が完結するものだったり、
・・・他人や他社の作業工数まで考慮して、スケジュールを組まなければならないのは、
これまでの人生では意識しなければあまり経験を積めなかったかもしれません。
だから、いつも、ばたばたと、
他部署の人や、上司や先輩に、、
「すみません・・・
この書類・作業、今日中に完成させるので、明日の朝確認して下さい（TT）」
と、泣いてお願いをすることになるのです。
そうならないために、何をやればよいでしょうか？
タスクの洗い出しでしょうか。
・～～の作業をAさんに依頼、
・～～の作業完了をAさんから受けたら、B先輩に確認してもらう
・B先輩の確認が終了したら、C上司の決裁をB先輩がもらって、
・私は、決済済みの～～が完了した旨をD社担当者にお伝えする（△月×日まで）
このような感じで洗い出したりしますよね。
これでタスクは本当に足りていますか？
（「そんなこと言われても、実作業知らないし」なんて言わないでください。）
スケジュールの組み立てがうまくいっていないようだったら、
めんどくさくても、下記のように自分以外の人（Aさん、Bさん、Cさん）の作業も書き出してみましょう。
そしてさらに、すべてのタスクに締切が有ると思うようにすると良いとおもいます。
・～～の作業をAさんに△月3日までに依頼
・～～の作業の進捗を△月7日に確認する
・～～の作業完了をAさんが完了させる（△月10日までに）
・～～の作業完了をAさんから受けたら、B先輩に確認してもらう（△月12日）
・B先輩の確認が終了したら、C上司の決裁をB先輩がもらう（△月13日）
・B先輩に確認完了とC上司への確認が終わったかどうかを確認する（△月13日終わりの方）
・私は、決済済みの～～が完了した旨をD社担当者にお伝えする（△月15日）
こんな感じでしょうか。
そして、関係者（この場合、ＡさんＢさん、Ｃさん）に、
それぞれがいつ何をやる予定なのかを伝えておくといいと思います。
事前に担当する人の予定を聞いたうえで立てたスケジュールだとしても、
決定したことを伝えなければ、本人はわざわざ
空けたままにしておいたり、気にかけてくれたりはしません。
つまり、自分だけで、スケジューリングしても、、
対応する人が空いているかはまだわからないのです。
必要な時に、まるまる出張を入れられた、ということもあり得ます。
事前に「こういうスケジュールで貴方には
この日にこのことをお願いする予定です」と伝えておけば、
トラブルを事前に防げるかもしれません。
まだそんなたいそうな仕事もってないし、、、なんて言わないでください。
だからこそ、ちゃんと約束してください。
たいそうな仕事であれば、先輩や上司も気にかけてくれるかもしれませんが、
そうでないと思うのであれば、先輩や上司もちゃんと言わなければ気に留めてくれません。
そして、あなたの会社にとって、その扱いだとしても、
依頼者にとっては、とても大事なものかもしれません。
あなたはその担当者として責任ある行動をとれるように頑張りましょう。
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