総会の出欠兼委任状ハガキの記載方法変更の件になった。
これは3月理事会で4月臨時総会の全組合員に送付した出欠兼委任状ハガキの記載方法を欠席の場合、議決権行使書で賛否の意思表示をできるように決議し、臨時総会通知に採用した。
管理士顧問の提案で管理組合発足30年にして初めて記載方法を変更した。しかし、今までのやり方しか知らない組合員は中に当然記載方法がよくわからず混乱を招いた。またハガキから出欠兼委任状そして議決権行使書の用紙を返信用封筒に入れての返送となったので記載方法の誤りに拍車をかけ、返送された管理事務所での集計は手間取ることになった。
4月臨時総会に照準を合わせ3月に発足したマンションを良くする会はボスＡがＢ、Ｃ、手下ＥＦ、婦人部長Ｋ、Ｎ、Ｏ、Ｔ２を使って委任状集めに奔走する。各部屋に投函された臨時総会通知の出欠兼委任状議決権行使書の返信用紙を預けてくれと組合員に取り付け活動を展開することになる。訳の分からない組合員は白紙でその委任状を渡してしまうことが発生し出す。自分は不正な委任状の取り付け行為を問題視していた。
そして臨時総会開会直前でも出席となっていた組合員が欠席、欠席議長委任となっている、あるいは出欠の意思表示がない組合員が出席となるなど総会冒頭の資格審査も正確に発表できない事態になってしまった。
加えて委任状を全体で30個ほど集めた良くする会のメンバーはＡに代表質問させて徹底審議と称して独演会し、会議の目的(総会3議案)そっちのけで総会は3時間半もかかることになってしまい、まさに言いがかりをつけての妨害そのものになってしまった。
監事の自分は臨時総会が終わった後、総会がこんな混乱を招くのはなぜかと反省し考えた。1つは管理士顧問が他のマンションでも使用している議決権行使書を最良として提案してくれて採用したが、組合員への記入方法説明や出欠兼委任状議決権行使書の返送取扱い、管理事務所の集計や資格審査のあり方など十分準備できずに行ったためだったこと。
もう1つはボスＡが臨時総会に合わせてマンションを良くする会を立ち上げ、総会でＡは独演会を意図して会員にＡ自身の存在価値を示す目的があったと思われ、そのために委任状集めにＡたちはなりふり構わず躍起になったこと。
この2つが大きな原因だと思った。
4月の半ばに区分所有法を所管する法務省に問い合わせした。応対してくれた担当官に出欠兼委任状議決権行使書の書式や返送方法に法令上の規定はないかを問うた。担当官は法令上に出欠兼委任状議決権行使書の規定はない。管理規約にそれについて特段の定めがない限り、そのマンション管理組合個々で決めることだとの見解を得た。
この時点で自分は令和4年定期総会まで30年使い続けていた出欠兼委任状ハガキに一旦戻して、時機を見て再度議決権行使書の付いた出欠兼委任状用紙を使えばいいと令和5年定期総会に向けて7月決算理事会に監事として円満な総会運営を図るため提案しようと思っていた。
30年使い続けたハガキの書式に戻す際、「出席となっていても当日欠席なった場合」「欠席となっていても委任先に部屋番号と氏名が記載がない場合」「出席、欠席の両方に明示がない場合(以前から議案書にあり）」の3つの場合は議長委任となることの注意事項を返信用出欠兼委任状ハガキに記載することを提案した。
大きな異論は出なかったが、マンションを良くする会顧問の副理事長Ｉがそんなに簡単に元に戻してはいいのかと自分に聞いた。全組合員も管理事務所もそれぞれ記入取扱いや管理の方法をよく理解できていないので総会運営上少々問題がある。一旦元に戻して、よく周知してから再び導入すればよいと返事した。理事長からそのハガキに3つの注意事項を必ず明記するようにと意見が付され、理事会は了承した。
これは良くする会の不正活動を防ぐ方法でもあった。自分は良くする会の活動が衰えたら、議決権行使書も導入したらいいと思っていた。翌月8月定期総会の全組合員に案内通知がされた時、良くする会関係者から元に戻したハガキについてクレームが来ることになる。8月になって、ようやく良くする会メンバーたちの動きを封じ込められていることに少々気づくことになる(笑)。
以降の話は次のブログ「マンション自主管理組合83」に譲ることにする。