今週から10月に突入しました。先月末で南関東での仕事が完了し、いつもと生活パターンが変わったせいか、うっかり昨日のブログ更新を忘れてしまいました。申し訳ありません。
会議の改革それも現実的な手法を通して、無意味に長くなる会議を効率化することで、働き方改革実現の一助にならないかということについて考えています。
そのため、組織の会議を５つのパターンに分けました。つまり、「決定する会議」「議論、検討する会議」「テーマのある自由トーク」「特定の誰かに説明し承認を得る会議」「情報を共有する会議」です。
加えてこれを考えるための前提を２つ挙げました。一つは現状の組織に無理なく持ち込めること。これは革新的な手法を導入してもそれが持続可能でないと意味がないからです。
二つ目は、ツールは利用するけどツールだけで解決しようとしないということです。なぜならこの課題は基本的にコミュニケーションの問題であり、コミュニケーションの本質は人と人の関係にあると考えるからです。
前回から「情報を共有する会議」の効率化を考えています。
メール、SNS、カレンダー、SKYPE、LINEなどのツールを使いコミュニケーションのスピードと量を向上することで、コミュニケションギャップを無くそうというアプローチは効果があり、すでに多くの組織が取り組んでいます。
ただどうしても最後にツールだけでは解決できない、別の言い方をするとコミュニケーションの効率と量だけでは測れない「コミュニケーションの質」の問題が存在すると考えます。
ではそれを解決するために何ができるのか考えてみましょう。
基本的にはFace to Facce によるコミュニケーションが重要なのは論を待たないのですが、例え面と向かって話していても、良質なコミュニケーションができるとは限りません。そこに必要なのは信頼関係です。
と言ってしまうと「なーんだ、それが難しいから困っているのに！」という声が聞こえて来そうです。ちょっと待ってください。そこをなんとかしようと考えるのがキットＰＭの仕事です。
この課題の根本的な対策は、基本的にヒューマンスキル（人間力）という分野の能力に依存することになります。ヒューマンスキルとは、コミュニケーション能力を中心にしたリーダーシップ力やビジネスコモンセンス（常識力）、ソーシャルサイコロジカル（社会心理学）などによる総合力のことになります。
ということは真剣に考えると、誰もが必要性を感じながら簡単には会得できない、かなり高度な能力となると思います。参考のために、プロジェクトマネジメントに必要なスキルマップを掲示します。この中に「ヒューマンスキル」も位置づけてあります。
ここでちょっと思い出してほしいのですが、このシリーズの冒頭で「プロジェクトマネジメントの手法を使った、働き方改革を考える」という宣言をしました。
プロジェクトと通常業務の違いの最たるものは、期限があるかどうかということです。プロジェクトには期限があります。特にＩＴプロジェクトの場合は、長くても４～5年、普通だと２年ぐらいで、モノによっては6か月などのショートスパンのプロジェクトもあります。
これが何を指しているかというと、チーム内やステークホルダーホルダーとの人間関係構築にじっくり取り組む時間はないということです。このような環境では、曖昧模糊とした”ヒューマンスキル”の獲得や人間関係の構築をどうやるかという話にはなりにくく（全くないとは言いませんが）、よりテクニカルな手法を考える必要があります。
そこでキットＰＭが実践しているのはやはり”ＴＯＣ（制約の理論）”で使われる”思考プロセス”の考え方です。
次回は、「情報を共有する会議」の場でどのように有効な情報を引き出し、課題の芽を見つけ、課題の本質を炙り出すかについて、考えていくことにします。