立冬も過ぎますます冬めいてきた今日この頃ですが、いかがお過ごしでしょうか。これから年末に向かってだんだんと慌ただしさが増していくことになりますが、ここらで一度深呼吸をして今年の振り返りなどしてみるのも良いかもしれません。キットＰＭは反省することばかりですが、来年前向きに進んでいくためにも今年を思い返すのは重要ですね。
さて「続・プロジェクトマネジメントと働き方改革」と題して、無駄な残業を無くすためにどのようにホワイトカラーの業務効率を上げていくのかについて、考えています。
キットＰＭは業務効率を上げ、その日に行う作業を定時に終わらせることと、個人の業務進捗状況を部署（チーム）で共有することが、時短につながると提案しています。
そのためには、作業を計画すること、作業の進捗を管理すること、計画通りに行かない時にどう対処するか、そしてそれらを部署（チーム）で共有することが必要だと考えました。
そこで簡単にできるGoogleカレンダーを利用した業務管理の方法について前回ご紹介しました。今回はその続きです。
やるべき作業をリスト化し、優先順位を付け、それをカレンダーのタイムラインに記述するところまで説明しました。ここまでが「計画する」になります。
カレンダーのタイムラインに作業が記述されていると、さて何をやろうかと考える必要もなく、直ぐに計画した作業に取り掛かることができます。
ここで難しいのは、作業時間の見積です。通常の業務で発生する打合せや会議などは当然予定に組み込むことになりますが、それでも予定外の延長があったりします。またペーパーワークにしても、思いがけない割り込み作業が発生したりします。
これらについては過去の経験から平均的な必要作業時間を算出し、それを基準とします。ただしこの基準時間の中には、何事もなく進んだ時は必要の無い時間、つまり水増しされた時間も含まれることになります。
ということでこのまま計画していくと、水増し時間が積み上がってとんでもない時間が必要となってしまいます。
これはどう解決すればいいのでしょうか？それを考えるために、下記に状況を図にしたものを掲載します。■は見積作業時間、□は予備時間です。なお、会議には延長がない前提としています。（単位は30分）
パターン1）
作業1 会議1 昼 作業2 作業3
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このように作業それぞれに予備時間を設けると、2時間半の予備を設定することになります。ちょっと多いのではないかと思われるかもしれませんが、色々な状況を考えると見積としてはこんな感じになるのではないでしょうか。
これをちょっと違う形で表してみます。
パターン2）
作業1 会議1 昼 作業2 作業3 予備
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全体の時間としては、パターン１も２も同じですが各作業に含まれていた予備時間を一日の最後に集めました。
さて、ここから何が見えてくるでしょうか？それは次回掘り下げることにします。