ここ北摂地方はここ数日良い天気が続いています。でも冷え込みも厳しいですね。寒さに負けず今年のラストスパート、頑張りましょう。
プロジェクトにかかわるトップ経営層との合意形成の在り方について考えています。
前回も指摘しましたが、どのステークホルダーとのコミュニケーションもPMにとっては重要なものですが、その中でもプロジェクトスポンサーを始めとする、意思決定の最高責任者とのコミュニケーションには気を遣うものです。
ＰＭはスポンサーにプロジェクトの進捗状況について、定期的もしくはなんらかのイベント発生時点で報告することになります。さてその報告の内容ですが、どのようなあり方になるのか考えてみましょう。
とは言っても何らかの特別なテクニックがあるわけではなく、普通に論理的な展開を簡潔に要領よくすればいいわけです。前回述べたように、予定に対して遅れているのか、予定通りなのか、前倒ししているのかを数値（ほとんどは日数鵜）で報告すればいいのですが、もちろんそれだけではちゃんとした”報告”にはなりません。
プロジェクトは生きものです。様々な状況が交差し、場合によってはとても多面的なものになります。何を言っているのかというと、固定された一つの視点（この場合ＰＭの視点）だけでは状況を説明できない可能性が、常について回ること言うことです。
つまりプロジェクトがおかれている状況を正確に把握しようとすると、幅広い視点で理解することが必要となります。具体的に言うと、進捗に関わるステークホルダーの働きぶりを観察し、分析し、話をして、本心を知るということです。
このとき彼らもまた、彼ら自身の固定された視点でプロジェクトを理解し、意見を語ります。極端に言うと、ステークホルダーの数だけプロジェクトの姿があるということです。
ＰＭはこれらの多くの意見を集約したり、時には取捨選択したりして、自分の意見としてまとめることになります。これがどんなに大変なことかは分かりますね。
でもそれほど心配することはありません。プロジェクトの置かれた状況を理解するための行動は、ＰＭが日ごろ自然に行い続けるものだからです。言い方を変えると、いつでも正確で簡潔な報告をする準備ができているということです。まぁ、常日頃その気持ちでマネジメントしていることが前提条件となりますが。
さて状況の把握はできたとして、次はどのように報告するかです。もちろん大前提にあるのは”正直”であることですが、先に考えたように多面的な状況をどう正直な報告としてまとめるのかは、最終的にはＰＭの主観となってしまいます。そこに責任を持つからこそ”ＰＭ”なのです。
ここで次の問題が起きます。正直な報告が及ぼす影響をどのように考慮するか、あるいはしないかです。次回はこの問題に切り込んで行くことにしましょう。