■有休を堂々と取る為のコツ3 効率的な仕事の仕方を同僚に知らせる
自分の業務の手順を文書化してその内容について
漏れがないかどうか確認する作業を行っていると
客観的な視点でその手順を見つめるようになります
客観的な視点で見るという事は
無駄な点はないか
もっと改善できる点がないか
と考える事につながります
自分の中でルーチン化して当たり前になっている作業も
文書化という作業を通して常に改善点はないかと
考える癖を持ちましょう
そして自分だけでなく同僚も行っている業務について
効率的に作業を行う手順を見つけたら
積極的に同僚に知らせていきましょう
そうすることで自分の部署やチーム全体の効率を上げて
組織に貢献する訳です
知らせる方法として考えられるのは
① メール
② マニュアル
③ 説明会
の３つです。
①のメールは一番手軽に行える手段と言えます
ただしメールで書いた内容は
そのメールを読んだ人の頭の中と
そのメールが保存されるパソコンの中にしか残らないので
長期的に情報を残したい場合には使うべきではありません
私の場合はちょっとしたコツつまり
英語で言うＴＩＰＳに相当するネタがあれば
メールで同僚に知らせるようにしています
②のマニュアルはメールに比べ手間がかかりますが
手順を体系立てて説明する必要がある手順で
長期的に残しておきたいものには適切な手段だと思います
社内の共有フォルダに格納しておけば
複数名で参照する事ができますし
複数名でチェックをする事でさらに内容を
ブラッシュアップする事が可能になります
またその内容が社内の人間だけでなく
社外のお客様にも利用して頂けるものであれば
自社のウェブページで公開したり
メールで送ったりするのも良いでしょう
お客様の満足度もきっと上がると思います
③の説明会は私が特にお勧めする手段です
自分の部署で誰もまだ知らないけれども
覚えてしまえば必ず効率化につながると思える手順について
私はこれまでに何度も説明会を実施してきました
例えば社内で発生する業務を行う上での
ソフトが新しいものに変わった時に
単に基本的な使い方を伝えるだけでなく深く調査して
より効率的な使い方を知らせるようにしたりしました
説明会となるとちょっとハードルが高いなーと
思われる方もいるかもしれませんが
私なりのコツがありますので
それを次週お伝えしたいと思います
自分の業務の手順を文書化してその内容について
漏れがないかどうか確認する作業を行っていると
客観的な視点でその手順を見つめるようになります
客観的な視点で見るという事は
無駄な点はないか
もっと改善できる点がないか
と考える事につながります
自分の中でルーチン化して当たり前になっている作業も
文書化という作業を通して常に改善点はないかと
考える癖を持ちましょう
そして自分だけでなく同僚も行っている業務について
効率的に作業を行う手順を見つけたら
積極的に同僚に知らせていきましょう
そうすることで自分の部署やチーム全体の効率を上げて
組織に貢献する訳です
知らせる方法として考えられるのは
① メール
② マニュアル
③ 説明会
の３つです。
①のメールは一番手軽に行える手段と言えます
ただしメールで書いた内容は
そのメールを読んだ人の頭の中と
そのメールが保存されるパソコンの中にしか残らないので
長期的に情報を残したい場合には使うべきではありません
私の場合はちょっとしたコツつまり
英語で言うＴＩＰＳに相当するネタがあれば
メールで同僚に知らせるようにしています
②のマニュアルはメールに比べ手間がかかりますが
手順を体系立てて説明する必要がある手順で
長期的に残しておきたいものには適切な手段だと思います
社内の共有フォルダに格納しておけば
複数名で参照する事ができますし
複数名でチェックをする事でさらに内容を
ブラッシュアップする事が可能になります
またその内容が社内の人間だけでなく
社外のお客様にも利用して頂けるものであれば
自社のウェブページで公開したり
メールで送ったりするのも良いでしょう
お客様の満足度もきっと上がると思います
③の説明会は私が特にお勧めする手段です
自分の部署で誰もまだ知らないけれども
覚えてしまえば必ず効率化につながると思える手順について
私はこれまでに何度も説明会を実施してきました
例えば社内で発生する業務を行う上での
ソフトが新しいものに変わった時に
単に基本的な使い方を伝えるだけでなく深く調査して
より効率的な使い方を知らせるようにしたりしました
説明会となるとちょっとハードルが高いなーと
思われる方もいるかもしれませんが
私なりのコツがありますので
それを次週お伝えしたいと思います