■有休を堂々と取る為のコツ2 仕事の手順を文書化する
他の人に特定の業務を依頼する場合
その内容が複雑であればあるほど
手順が文書化されている方が良いです
この文書化するという作業
言い換えるとマニュアルを作るという作業は
やってみると分かりますが結構手間がかかります
あっさりとした形で手順を書くと文書化自体は楽ですが
それを読んで慣れない業務をやる方にとっては
分りにくいという事になります
一方
読む方にとって分かりやすいようにと
例えば画面イメージも手順ごとに付けていくとなると
文書化という作業にそれなりの負荷がかかってしまいます
文書化する負荷と
そのマニュアルを読んで分かりやすい内容かという点との
バランスが重要になります
ある人にとって手慣れた業務
頭の中にその手順が完璧に入っている業務であれば
その人にとってはもはやマニュアルがなくても
こなせるでしょう
このような状態の時はマニュアルを作るという作業自体が
無駄で負荷ばかりを感じてしまいがちです
しかし
業務の属人化をなくすためその業務を他の人にも
できるようにするにはマニュアルを作成すべきです
マニュアルを作って手順を具体的にする事で
他の人から見た時に改善点を指摘しやすいと
いうメリットもあります
改善点が見つかればそのマニュアルも
改訂していけば良いのです
１人の人が長年やってきた手順が
別の人から見たら無駄がありすぎる手順だった
という事もありえますからね