■無駄な残業をなくすために ステップ3 目標達成の為に改善できる点を探す2 効率化
一見して無駄には見えないけれども
やり方を改善すればもっと効率的にできるのでは？
と個々の業務を改めて見つめてみる事も大切です
私の場合であれば
パソコンで「お客様に対して日本語でメールを書く」
「顧客対応を記録する社内システムに英語で入力する」と
いう業務が日常的に発生するのですが
＊ 頻出する固有名詞はＩＭＥに登録して変換候補にすぐに表示されるようにする
＊ メールで頻出する文章はメールソフトのテンプレート設定で入力しておく
＊ メール以外で頻出する文章はテキストファイルにモデルとして書いておき
必要な時はそのファイルを開いてコピペする
という事をしています
テンプレートやモデルを使うと時間が節約できるだけでなく
自分で一から書くのではなく正しいものを元に使えるので
ミスを減らす事ができオススメです
計算をする作業をするような場合は
エクセルなどの表計算ソフトで数式やマクロを作成し
それを保存して使うのも時間短縮
ミス撲滅につながりますのでとても良いですね
パソコン上でよく使うアプリやファイルについては
ワンタッチで起動したり開いたりできるよう
ショートカットを登録しておくべきですね
ショートカットを作った場合と作らない場合とで
該当アプリを起動するのに要する時間は
僅かしか違わないと思いますが
それでも業務上パソコンを使うのが
必須になっているような場合
その僅かの違いが毎日積み重なると
長期的には大きな差を生み出す事になります