魚津緑ヶ丘病院 総合企画室長です。
病院経営に関する本や雑誌のレジュメをアップして共有していきたいと思いますので、宜しくお願いします。
以下、矢印「⇒」以降は当院の現状を書いたものです。
・院内ネットワークを使った物流管理（用品受発注）システムの運用
病院で使用する日用品の提供が遅い
同じ部署からの重複発注による過剰在庫などの非効率な状況がみられる場合がある。
・発注伝票からシステムへ
院内ネットワークを利用し、
物品を速く提供する
経費削減
情報の共有
を目指す。
現場スタッフの発注、上司の決裁、庶務の業者発注、管理者決裁もすべてネットワークへアクセスし、時間にとらわれずに情報を伝達・決裁するようにする。
・注文一覧、在庫履歴、業者発注履歴
管理者が決裁した者だけが庶務に発注される。在庫がある物品は、現場発注者に納品。
また、発注日、発注部署、物品名が確認できるようにする。
同時に、物品のお届けが完了したのか、決裁待ち状態なのか、在庫がなくて業者発注が必要なのか、といった現況を確認できるようにする。
在庫の確認に関しては、各商品ごとに物品の入出庫の履歴も確認でき、万が一、在庫が間違っている場合は履歴を確認することで、いつ、どこの部署で、担当は誰かが分かるようにする。
不足物品は発注後の状況、入庫待ち、一部入庫済みの確認、発注キャンセルができるようにする。
・決算検討会での分析資料
毎年、中間決算報告会・年次決算報告会での経費部分の詳細な分析を行なうための報告資料を作成する。
どの部署でどのような日用品を多く使用していたか品名を挙げ、前年度と対比した資料を作成。
データとして部署ごと、物品名ごとに抽出できるので大幅な労力と時間の短縮となり、より正確な資料を作成できる。
・まとめ
物品を発注する側、発注を受ける側の現況情報をタイムリーに共有する。
発注側は、以前のように担当者へ個別に確認する手間は省け、それぞれが各自の職務に専念できる環境も築くことができる。
それにより患者、利用者へのサービス向上にもつながり、情報を共有することにより、チームワークの向上と、コスト意識改善になり、決算時には自分たちが日ごろ使用している経費に関して、もっと身近に感じられるようになり、経費削減意識が高まる。
また、納品時間を早くすることによって、必要最小限の発注・在庫ですむようになり、無駄な労力もなくなり、業務改善となる。
⇒ 当院では院内ＬＡＮでデスクネッツ というソフトを使っているが、その機能の中の「物品管理」で同様なことができないか院内ＳＥによる改善項目として実行する。
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