こんばんわ。税理士の細川ひろみです。
最近は紙の書類を減らすということで、データをスキャンして保存している方が多いかと
思います。
でも、この電子化、最初からデータで保存していればすべてがデータで残っているので
問題はないのですが、会社を設立してからある程度たってからデータ化するのであれば、
全ての書類をデータ化するのは至難の業です。
そこで、書類を4種類にわけて、
①原本が必要な重要なもの
② 利用頻度の高いもの
③もしかしたら使うもの
④あまり使わないもの
まずは①と②から電子化していって、それでも時間があるようだったら③と④も電子化
するっていうのがいいですね。
電子化してもそのデータがどこにあるかわからないという状況では困ります。（私はしばしばこういう
状況になります(笑)）
その時には、検索機能をつかって、そのファイルの所在を確かめて、ドロップボックスに
格納するようにしています。
ドロップボックスはどこにいても、同じデータがも見れるし、
料金もそんなにかからないので、お勧めです。
最終的に、書類がないと何も証明できない私たちの仕事にとって、
資料をどのように、どこに保存するかはとっても重要なポイントです。
年末年始の少し時間があるときにもう一度、データの整理もしてみてください。