事務所移転のハガキ

事務所移転のハガキ

事務所移転の旨をお知らせする際、お客様や取引先にメールだけでなく、ハガキでお知らせするようにしましょう。
「事務所移転中ご迷惑をおかけ致しました。事務所移転後も宜しくお願いいたします。」という、誠意をお伝えできるように、丁寧なな形で挨拶をするようにしましょう。
事務所移転の案内状は、枚数にもよりますが、印刷業者を利用すると多数の文例から選ぶことができ、文章作成から宛名書きを請け負い、有料で封入・投函まで請け負ってくれる業者もあり、案内状通知作成の時間が短縮できます。

移転の案内状の種類は、単カード、二つ折りカード、私製ハガキ、官製ハガキがあります。ビジネスフォーマルで先方に送りたいときは、単カード、二つ折りカードを利用すると良いでしょう。
また、私製ハガキや官製ハガキで送る会社もあります。どちらで送るかは、特に決まりはないようですが、大手企業は私製ハガキを使用する所が多いようです。官製ハガキを利用する場合、切手を張る手間が省けますが、業者に依頼した場合、用紙代に、印刷代・切手代が掛かりますので、ビジネススタイルや予算にあわせて選ぶようにしましょう。

事務所移転の案内状をハガキで送る場合、明記するスペースが狭く字数も限られてしまいます。なるべく簡潔に事務所移転の旨を明記するようにしましょう。その場合、次の事柄を必ず明記するようにしましょう。
①事務所移転日。
②事務所移転後の住所。
③事務所移転後の電話番号。
「いつも格別のお引き立てを賜り、誠にありがたく厚く御礼申し上げます。」などの挨拶から始まり、以上のことにふれ、「なにとぞ倍旧のご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。」などと締めくくると良いでしょう。
限られたスペースではありますが、空いたスペースに地図など載せるとより丁寧でしょう。

案内状作成を印刷業者などに依頼すると、さまざまなサンプルを基に文章が作成でき、レイアウトから校正までをお願いすることができます。事務所移転の案内をワードなどのデータから挨拶状を印刷し、顧客名簿が管理されているエクセルなどのデータから宛名を印刷します。
案内嬢作成をスピーディーに済ませることができますが、注意点としては、個人情報漏洩などの問題もあるので、セキュリティーのしっかりしている業者を選ぶようにしましょう。

引越し委任状
引越し業者の口コミと評判

事務所移転の挨拶状

事務所移転の挨拶状

事務所移転の挨拶状・移転通知を書くことは、取引先やお客様に事務所が移転したことを知らせる大切な書面です。移転の挨拶状は面倒がらず、失礼のないように移転した旨を知らせるように心がけましょう。
今の時代、挨拶状のサンプル文例集などが出回っていますが、なるべくご自身の言葉で作成した「オリジナル文章」で事務所移転の挨拶状を作成することをお勧めします。その方が先方へ好印象ですし、ダイレクトメールなどと一緒にされずちゃんと目を通して貰えるでしょう。
また、事務所移転と社名変更を同時に行なう場合、挨拶状はさらに重要になります。
取引先の立場になれば、移転後の請求書や納品書などの伝票を何処に送ればよいのかわからなくなってしまえば、業務に支障が生じます。事務所移転前、１ヵ月を目安に事務所移転を知らせる旨の挨拶状を先方に送るようにしましょう。
先方には住所・社名などの変更依頼をすることになるので、事務所移転・社名変更の挨拶状を送ることはマナーです。丁寧に迅速に行いましょう。

とは言えやはり、失礼のない挨拶状を作成することは難しいことではあります。そこで少しだけ挨拶状の文章をご紹介しましょう。フォーム内で、自由に文章を入力し練習してみましょう。

『（株）○○○○○○移転のご案内
　拝啓　
○○の候、ますますご清栄の御事とお慶び申し上げます。平素は格別のご愛顧を賜り厚くお礼申し上げます。』

そのほか、『拝啓　○○の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。』は、挨拶状の書き始めの文章になります。

用件の部分ですが、一般的には以下の文章が丁寧な挨拶状としてよく使われています。

『平素は格別のご高配を賜わり厚くお礼申し上げます。さて、この度弊社○○は○○月○○日より左記へ移転し業務を行なうことになりました』

また以下のような文章もよく使われます。
『営業所（支店・支社）移転
　さて、この度弊社の○○が業務拡充に伴い左記へ移転し営業することになりましたので謹んでご案内を申し上げます。平成○○年○○月』

そして、
『なお　これを機に社員一同気持ちを新たにして　皆様方の期待に添うべく更に一層の努力をいたす所存でございます。今後共何卒よろしくご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。』
と結びの文章にしてはいかがでしょうか。

移転後すぐ年賀の挨拶上を送るケースでは、賀状のあいさつと共に『去る○月○日に事務所を移転いたしました』等、移転後の住所を補足すると良いでしょう。
事務所移転の挨拶と共に地図を添えるとさらに先方へ配慮されていて丁寧な挨拶状になります。紙面にスペースがあるようでしたら、是非とも掲載をお勧めします。

引越し委任状
引越し業者の口コミと評判

事務所移転文例

事務所移転文例

自宅事務所移転の挨拶
移転のお知らせ

拝啓　○○の候　ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てご愛顧を賜り有難く厚くお礼申し上げます。
さて　このたび左記に自宅及び営業所を○月○日より移転致しますのでお知らせ申し上げます。
何卒今後とも倍旧のご愛顧を賜りますようお願いかたがたご通知申し上げます。　 敬　具
　平成○年○月　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（以下省略）


0202 事務所移転の挨拶
事務所移転ご案内

拝啓　時下ますますご清栄の御事とお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます。
弊社は このたび左記の通り移転し　来る○月○日（○）より新事務所において営業を開始する運びとなりましたのでご案内申し上げます。
何卒今後とも変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。　　　　　　　敬　具
　平成○年○月吉日　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（以下省略）


0203 事務所移転の挨拶
事務所移転のお知らせ

拝啓　○○の候　毎々格別のご厚情を賜り有難く御礼申し上げます。
このたび　来る○月○日（○）より左記住所に事務所を移転し業務を開始致すことになりました。
何卒今後ともよろしくお引き立てのほどひとえにお願い申し上げます。
右　簡略ながら書中をもってお知らせかたがたご挨拶申し上げます。　　　　　　敬　具
　平成○年○月吉日　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（以下省略）


0204 事務所移転の挨拶
事務所移転のお知らせ

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
毎々格別のご高配を賜り誠に有難く厚くお礼申し上げます。
さて このたび 本社を下記に移転致すことと相成りました。
今後とも何卒倍旧のご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
まずは略儀ながら書中をもってご通知かたがたご挨拶申し上げます。　　　 敬　具
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（以下省略）


0205 店舗移転挨拶と新店舗PR
店舗移転のお知らせ

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配にあずかり心より御礼申し上げます。
さてこの度当店は○月○日より左記に移転し営業することとなりました。
新店舗はJR○○駅○○口より徒歩○分と大変便利な場所になりましたのでぜひお気軽にお立ち寄りくださいますようお願い申し上げます。
まずは略儀ながら書中をもって日頃の御礼かたがたご案内申し上げます。 敬 具
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（以下省略）



0206 仮営業所開設の挨拶
仮営業所開設のご通知

拝啓　○○の候　ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます。
さて このたび 社屋改築工事のため　平成○年○月○日（○）より下記の仮住所にて業務を行うことになりました。何かとご不便をおかけ致しますが何卒ご高承の上一層のお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。
新社屋竣工は○月下旬の予定でありますがその節は追ってご連絡申し上げます。
まずは取り急ぎ書中をもってご挨拶申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　 敬　具
　 平成○年○月　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（以下省略）


0207 営業所移転の社長名での挨拶
○○営業所移転のご挨拶

謹啓　○○の候 ますますご清栄の御事とお慶び申し上げます。
平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
さて このたび弊社の○○営業所が業務拡充に伴い左記へ移転し営業することになりましたのでご案内を申し上げます。
尚　これを機に社員一同気持ちを新たに業務に精励する所存ですので何卒変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます。　　　　　　　　　　　　　敬　具
　平成○年○月　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（以下省略）


0208 組織変更ならびに本社移転のご挨拶
組織変更ならびに本社移転のご挨拶

拝啓　時下ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。
さて弊社はこのたび有限会社から株式会社に改組するのを機に本社を移転致しました。社員一同新社屋において気分を一新し日頃のご愛顧に報いるべく努力致す所存でございます。
何卒　今後ともよろしくお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。
まずは書中をもちましてご通知かたがたご挨拶申し上げます。 　　　 敬　具
　平成○年○月　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（以下省略）

引越し委任状
引越し業者の口コミと評判

事務所移転チェックリスト

事務所移転チェックリスト

解約予告をする
保証金（敷金）の返還時期を確認（　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　）
原状回復の条件を確認（　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　）
移転する理由・目的（　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　）
例）企業イメージのアップ・オフィス環境の改善・コスト削減など
移転する時期（　　　　　年　　　　　月頃）
必要な面積（　　　　　　　　　　　　　坪）
現在の１人あたりのスペース（　　　　　坪）
最適な地域・立地条件（　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　）
必要な設備条件（　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　）
（例）ＯＡフロア・空調時間・電気容量・電話回線など
駐車場（　　　　　　　　　台）（使用時間　　　　　　　時　～　　　　　　時まで）
新オフィスのランニングコスト
（賃料　　　　　　　　　円／共益費　　　　　　　　円／その他　　　　　　　　円）
保証金（敷金）の予算（　　　　　　　　　　　　　　　円）
移転にかかる総予算　（　　　　　　　　　　　　　　　円）

契約面積（　　　　　　　　　　　　　　）坪
専用面積（　　　　　　　　　　　　　　）坪
空調（　個別空調　・　集中空調　）
運転時間（平日　　　　　時　～　　　　時まで）（休日　　　　時　～　　　　時まで）
（時間外　　　　時　～　　　　時まで）
ビルの使用時間（　２４時間　・　時間制限　）
使用時間（平日　　　　　時　～　　　　時まで）（休日　　　　時　～　　　　時まで）
ビル休館日や時間外の入退館方法（　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　）
電話回線の確保（　　　　　　）回線
電気容量の確保（　　　　　　）ＶＡ／㎡
トイレ（　共用　・　男女別　・　洋式　・　和式　）
給湯室の設備（　良　・　普　・　悪　）
天井高（　　　　　　　）ｍ
柱の数と位置を確認
床の耐荷重
床下配線（　ＯＡフロア標準装備　・　未装備　）
防犯・防災の管理体制（　有人警備　・　機械警備　・　警備なし　）
ビルの向き（　東　・　西　・　南　・　北　）
採光（　良　・　普通　・　悪　）
他の入居テナント（　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　）
ビルオーナーの人柄（　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　）
賃料の確認
保証金の確認
共益費の内容を確認
駐車場（　有　・　無　）
駐車場コスト（　月額　　　　　　　　　円　／　保証金　　　　　　　　　円　）
駐車場の使用時間（　２４時間　・　時間制限　　　　　　時　～　　　　　　時まで）
エレベーター　　　（　有　・　無　）
エレベーター数　　（　　　　　　　）基
荷物用エレベーター（　有　・　無　）

会社実印
会社の印鑑証明書
会社の登記簿謄本
代表者の印鑑証明書
保証金（敷金）
預り証（手付金を入れた場合）
前払い賃料と共益費
仲介手数料
契約書の内容を確認
賃料の支払時期と方法
契約更新時期の確認
賃料改定時期の確認
定期借家契約について

社員１人あたりのワークスペースの確保
オフィスの通路幅の確保
収納スペースの確保
リフレッシュコーナーの確保
オフィスの色彩計画
機能性・快適性
適切な照明の確保（　変更　・　追加　）
適切な空調の確保（　変更　・　追加　）
最適な企業イメージ
エントランス（受付イメージ）
社内的に不公平となる部分
床の耐荷重制限
ビルの制約（防災関係など）
法規上の問題（什器・内装・配線）
ビルの制約（防災関係など）
電話回線の確保
電気容量の確保
コンセントの位置
全体スケジュールの確認
エレベーター（　大きさ　・　重量制限　）
作業分担（　社内　・　業者　）
社内連絡（　移転説明会の開催など　）
最終オフィスレイアウト
ビル管理会社への連絡
移転作業時間帯（平日　　　　時　～　　　時まで）（休日　　　時　～　　　時まで）
養生方法（　旧オフィス　・　新オフィス　）
梱包方法
廃棄物の処理方法
搬出・搬入方法
トラック（　大きさ　・　高さ　）
鍵の受け渡し方法
オフィス移転
移転案内状
送付先リスト
地図作成
印章
ゴム印
名刺
封筒
伝票類
社員証明書の再発行
通勤定期の変更

電話会社（ＮＴＴなど）
ＯＡ機器会社（コピー・ＦＡＸなど）
コンピュータ会社
リース会社
保険会社
取引銀行（口座・給与振込など）
定期購読新聞・雑誌
加入団体
官公庁などへの届出
法務局（本社：移転日から２週間以内に　／　支社：移転日から３週間以内に）
税務署（移転日から１ヶ月以内に）
都道府県税事務所（事業開始日から１０日以内に）
社会保険事務所（５日以内に）
公共職業安定所（変更のあった日から１０日以内に）
労働基準監督署（移転後、遅滞なく）
消防署（遅滞なく）
郵便局（転居判明後、速やかに）
警察署

オフィス移転引越し

オフィス移転のスケジュールでは、オフィス・事務所を移転するにあたっていつまでに何をすればよいのか、ということを分かりやすく説明していきます。オフィス移転はしっかりとした計画（プラン）をたてて、効果的な移転を実現しましょう。

オフィス移転-ステップ1-：移転計画の立案・確認

移転を予定する6ヶ月くらい前には移転計画を立て始めましょう。現オフィスの契約書の確認の他、新オフィスに対して求める役割や立地などを大まかでもかまいませんので決めていきましょう。また、これに合わせてオフィスビルを仲介する不動産仲介業者などに物件資料などを請求しましょう。
・解約予告の確認
・オフィス移転計画の骨子作成
・オフィスビルの情報収集開始



オフィス移転-ステップ2-：新オフィスの決定・契約事項の確認

具体的な物件を探し契約の前段階に入りましょう。それらの物件についての契約条件（賃料、共益費、フリーレント、契約期間、環境設備）などを細かくチェックしていきましょう。また、この際、オフィス移転による社員のモチベーションアップやより効率的に仕事ができるための環境作りを視野にプランニングを行っていきましょう。
・物件の下見
・移転計画のブラッシュアップ
・オフィスビルの内定と審査・契約内容の確認・交渉



オフィス移転-ステップ3-：オフィス決定後の各種計画

具体的なオフィスが決定したら、オフィスの内装等に関する作業が必要となります。パーティションや打ち合わせスペース、休憩スペースなど社員の数や取引先の多さなどに応じて適切なオフィスプランニングを行います。また、大掛かりな工事が必要となるような場合には業者から相見積もりをとるなどを行います。インターネット光回線などが必要な場合工事に1ヶ月以上かかることがありますので、事前に打ち合わせを行ないましょう。
・オフィスレイアウト案の構築
・引越し業者の比較および決定
・電気・通信などに関する移転事項



オフィス移転-ステップ4-：移転に伴う手続きの確認

オフィス移転1ヶ月前程度からは引越やその後の手続きなどをスムーズに行うためのチェックリストを作成しましょう。官公庁の他、自社の取引先などに対する対応・対策も重要となります。
・官公庁（行政）への移転届出の確認
・取引先への通知の作成・発送準備
・社内印刷物等の変更・発注



オフィス移転-ステップ5-：移転完了まで

引越前日から当日はスムーズな引越ができるように荷物のラベリング（利用目的に合わせてシールを貼るなどして引越先でもスムーズな配置ができるようにする）などを実施しておきましょう。また、引越の後は旧オフィス、新オフィスのエレベーターなどの共有部分に傷をつけていないかなどを確認しましょう。
・ラベリングの実施
・オフィス移転の際の養生