こんにちは、特定社会保険労務士の長谷部です。
健康診断のシーズンが終わると、毎年のように増えていく“あの書類”。
気づけば引出しの一角を占領していたり、PDFがフォルダに溜まっていたり。
「これ、いつまで保存するの？」
「古い診断書はどう処分すれば良い？」
そんな“気になるけど後回しになりがち”な事務をテーマにしました。
【健康診断の結果は“特別扱い”の個人情報】
まず大前提として、健康診断の結果は要配慮個人情報。
普通の個人情報よりも扱いが厳しいです。
とはいえ、難しく考える必要はなくて、ポイントはこの二つを押さえておけば大丈夫。
〇「見ていい人を最小限に」
人事・産業医・必要な管理者だけ。
“なんとなく上司が見る”のは、アウトです。
〇「保管期間は“5年”と“30年”の2種類だけ」
• 一般健康診断 → 5年
• 特殊健康診断 → 30年
特殊健診だけすごく長いので、これを覚えておけば大丈夫です。
紙でも電子でも、保存期間は同じです。
＊紙とPDFの二重管理になってるという企業も多いので、どちらかに統一するとラクになりますよ。
〇電子化はOKですが、“アクセス権限”だけはしっかり対応しましょう。
クラウド保存でも大丈夫ですが、これだけは押さえてください。
① 誰でも開けるフォルダに置かない（これだけでリスクはかなり減ります）
② メール添付でやり取りするのは、止めましょう（誤送信のリスクが高いので、共有リンクや専用システムにして下さい）
〇廃棄するときにやりがちなミス
＊健康診断の結果は、捨て方にも注意が必要です。
• ゴミ箱にそのままポイ（意外と多い）
• シュレッダーが詰まって“溜め込み”が発生
• 電子データを削除したつもりでバックアップに残る
• 委託業者に渡しているのに契約書がない
どれも“あるある”ですが、個人情報としてはアウト。
紙は確実に裁断、電子は復元できない形で削除が基本です。
〇中小企業なら“この3つ”だけ整えれば十分
細かい規程を作る必要はありません。
最低限、これだけ決めておけば運用は回ります。
① 保管期間（5年／30年）を明文化する
② 閲覧できる人を限定する
③廃棄方法を決めておく（紙・電子）
シンプルですが、これだけで“守っている会社”になります。
さいごに：：難しく考えず、ルールを軽く整えるだけで大丈夫
健康診断の結果は扱いが難しそうに見えますが、実は「保管期間」「閲覧権限」「廃棄方法」の3つを押さえるだけで十分。
従業員の安心にもつながるので、年に一度の健康診断のタイミングで、運用を見直してみるのもおすすめです。
