随分久しぶりにその１の続きです。その１はこちら。
　　http://ameblo.jp/haruboo0/entry-11519832026.html
　
　総会は 5/18ですが、出席票・委任状・議決権行使どれも出さない人には、毎回もう締め切りすぎてますに始まって、最後には理事会役員で、一戸一戸ピンポンダッシュ（？）して回収するしかありません。　最後には全戸の95%程度”絞り出す”ように提出してもらわないと、そこそこ反対票もでてくる中で特別決議の3/4なんて集まりません。
　
　出席票ほかの提出期限は、毎回概ね総会の10日程度前の木曜の夕方17時になっていて、今回も今週木曜。そこででていない部屋全戸に、土曜朝までに出してないと全戸呼び出し＋訪問いくのでよろしくって投函を、19時程度には実施します。
で、今週末の土日でのべ１５人程度の理事会＋自治会役員を動員して一気に訪問して回収を進めてしまう予定。
　
　今回は今日朝の時点でまだ20%そこそこ。例年締め切り間際にどかっとくるんですが、下の図のように、昨年と比較しても1-2日提出が遅れきみです。うーん大丈夫かなぁ...
　
　

　
例年締め切りまでに未提出戸数は150戸（30%)未満に収まっているんだけど、今年は、議案書も分厚いし、かなり重い議案も入っているからな・・・
　
　提出締め切りが17時で、19時にはでてないぞーと投函できるのは、Excelを用いた便利な集計システムがあるから。１－２期の役員だった人がいろいろマクロを埋め込んでつくってくれたもので、拝み倒したら、”なにか役にたつもの”とだったらバーターしてもよいってことだったので、RJC48の参加組合で議案書とか参考になるデータをくれた組合との間で差し上げて使ってもらったりしてます。
　
　２年前に使ったのがこんな感じ。

　
　見ての通り、うちのマンションは６割程度が議決権行使書での事前参加です。総会でどんなに上手に説明しても殆ど手遅れなわけで、5回もの事前説明会を敢行したのも、これが理由。総会での議定票はたかだか１割ちょっとにすぎないので、総会の始まる前に通常決議については勝負がついちゃいます。
　
　Excelは、うちこんでいくと
－　出席票　→　議決権行使　→　委任状の優先順で自動集計する
－　ありえない組み合わせを入力時に自動検出する
　　　（出席票も、委任状もないとかだと、議決権行使の全議案が色が代わって、
　　　　ここに入力してくれーとか）
－　役員・在外の部屋番号を色わけ可能
　　　（役員は先に出してくれーってのと、在外は色分けしておかないと、
　　　　占有者に間違えて投函して俺はオーナーじゃないと怒られます）
－　毎日の集計率を確認可能　ブロックごとの進捗率も自動計算される
－　当日出席票ありを”実出席”に当日ノートパソコンを持ち込んでうちかえると、
　　全てのカウントから自動的にはずれで会場票のカウントに移行します。
　　　（議定票優先⇒議決権行使⇒委任の順で自動集計）
－　出席票ありで欠席の場合、議決権行使→委任状の順で自動的に
　　欠席議決権参加に移行して数える
－　過半数票数の自動チェック機能
－　現在の議決権行使の賛否状況のチェック
－　督促用の未提出住戸番号表（印刷用ページ）の自動作成機能
　
　などが組み込まれていて、総会当日は、管理会社が重要事項説明やったり、自治会が第１号議案の説明をやっていたりする間にせっせと議場に来た部屋を”実出席”に変更すると、議場欠席での議決権数と、その賛否の分布が一発ででてくるので、それを見ながら議長（理事会では理事長ですね）が議事進行します。
　
＃通常決議は、実際には、議場の全員が反対しても可決を阻止できない状態で欠席者集計が済んでいるパターンが多いので、議場に実際に出席していない、不在票の賛否への分布は、最後のさっと反対票数を読み上げる程度で済ませることが多いですね。
　
　ま、目下総会関連でばたばたです。
来期の理事の名簿作って、メーリングリストにいれないとなぁ。。。
　
　　
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総会の集計方法 ー２

総会の集計方法　ー２