こんにちは、こんばんは。伊藤です。
ファシリテーションのコツ②【会議の進行(前編)】では、会議の進行について起承転結で進めていくことをお伝えしました。ファシリテータとして準備するのは自分だけとなりがちで、ついつい他の方には意識が向かないときがあります。準備は周りの方の思考もセットでやってみてください。
会議において、参加者の中には複数人の前で話すのが苦手な方もいます。
だんまりする気がなくてもあまり口を出せずにいるような方です。
その方々の心情としては、
「良いことを言わないと！！」
や
「自分の考えが合っているか不安。。。」
と思っている場合があります。
この状態では良いアイディアが飛び交う会議にはなりにくいものです。
ではどうすればいいでしょうか？
ポイントは、
【話し手の不安を取り除くこと】
です。
不安を取り除くための方法として、以下の①～④の流れでやると不安を取り除きやすくなります。
①一人で考える時間を設ける
②１：１で対話形式で話す
③グループを作って、グループ内で話す
④全員の前で行う
上記をやることで、自分の考えが徐々に整理され、発言に自信を持てるようになります。
そうなることで会議が活性化され、良い雰囲気になっていきますよ♪
また有意義な会議にするための前提条件で、以下の4つを守ることを始めに共有しておくことも大事です。(最近では暗黙のルールとなっているケースが多い)
・肩書は脇に置く
・発言者の話は最後まで聞く(ただし一回あたりの話す時間は決める)
・発言者の話は批判しない
・色眼鏡でみない(過去の失敗から判断しない)
話をしやすい雰囲気を作る上で必要な前提条件ですので、会議が始まる前に事前に伝えるのもファシリテータの重要な役割です。恐れず伝えましょう！
最後に
ファシリテーションのコツ③では、会議で話すのが苦手な方が話せるようになる雰囲気作りについてお伝えしました。
この方法を用いるだけで会議が活性化し、良質なアイディアがでるようになります。
良い雰囲気を作るのもファシリテータとして重要なスキルですので、是非取り組んでみてください。
では次回のファシリテーションのコツ④【会議の進行(後編)】もお楽しみに。
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