そろそろ、忘年会＆新年会のシーズン。会社の飲み会から友達とのパーティまで、幹事を任されることもありますよね。せっかく幹事として実施したのに、当日、あまり人が来なかった......という寂しい展開だけは避けたいところ。イベントにたくさんの人を集める方法、誰か教えて～！
今回のちょいたつ(ちょい達人の略)は、イベントプロデューサーとして年間数十件のイベントを行っている河辺さん(仮名)。業種や年齢を超えて人と人とをつなぐことを目的に、最大数百人規模のイベントを主催しているとか。今回はそんな河辺さんに会社の飲み会に人を呼ぶコツを聞きました。
■お誘いは「メールで」＆「脱?仕事感」が大事
「最初の呼びかけはメールで送りましょう。ファックスやダイレクトメールは読み捨てられがちだけれど、メールなら読んだ後もデータが残る上、会場の地図などをリンクで紹介できるので便利。メールで送るときは、『開催時間』、『場所』、『連絡先』の基本項目に加えて、今回のイベントに絡めたお誘いレブロン 句を入れましょう。『忘年会の出欠確認です』という業務的な文章ではなく『今年の忘年会は、ビールがおいしいと話題のお店に予約します！』など少しくだけた雰囲気にすると、仕事の延長という感覚が薄れるし、気軽に参加してもらえるのでは」
普段仕事を共にする仲間だからこそ、脱?仕事感が求められるんですね。
■お誘いするベストなタイミングは3週間前
「告知する際は、飲み会の3週間前に声をかけましょう。1カ月前だと忘れられるケースもあるし、逆に2週間前だと予定が入っていることが多い。また、ある程度の人数を把握して会場をおさえるには最低でも2週間は必要です。特に忘年会のシーズンはお店が埋まりがち。3週間前がマスト」
確かに、あまりに前に誘われた飲み会だと、行くと返事しつつも忘れていた......なんてこともありますよね。
■人気者の力を借りて参加者数を増やす方法
「10人ひとまとめとしてそれぞれに担当のチームリーダーを任命しましょう。担当のチームリーダーから参加を迷っている人たちに再度声をかけてもらいます。明るくて人望の厚い、男女ともに人気のある人がいいですね。これは『○○さんが誘ってくれているし行こうかな』と思わせるのが狙いです」
自分の呼びかけだけじゃ誘えなかった人を飲み会に呼ぶための裏技。こうすることで自分の空いた時間をお店の手配やメニュー選びにも回せそうです。
■一言アドバイス
「断られるのが辛い......という人は、断られて元々と思いながら声をかけてください。飲み会の醍醐味は、自分が声をかけて作った場でみんなが楽しそうにしている姿を見られることです！」
会場の手配から参加の呼びかけまで、幹事の仕事は大変ですが、一仕事終えたあとには幹事にしか味わえない達成感が味わえるはず。来てくれた人に『参加してよかった』と思わせる飲み会を目指して頑張りましょうね！
(山本莉会／プレスラボ)