ども。
「ほう・れん・そう」は仕事の上で非常に大事なことです。
さらにその前に、「相手へ伝える」という事が必要です。
この伝え方をミスると、間違った情報が伝わってしまい、重大なミスにつながる恐れがあります。
ちょっとしたミスでも、ここを改善しないと致命的なミスにつながります。
では、どうしたら良いか。
■5W1Hを意識しましょう!
いつ(When)
どこで(Where)
だれが(Who)
なにを(What)
なぜ(Why)
どのように(How)
これを意識するだけで、必要な情報を漏れなく伝える事ができます。
■いらない情報はいらない
正確に物事を伝えようと思って、情報をひとつ残らず伝えようとすると、伝える情報が増えすぎて、逆に相手が混乱して間違った内容で伝わってしまう可能性が高いです。
相手にとって何が必要な情報かだけを考えて抜き取りましょう。
例えば、相手は待ち合わせ場所として「時間」と「駅名」だけ知りたい情報だったとします。
そこに「天気」や「駅の近くの喫茶店」などの情報も一緒に伝えたとします。
「天気」については、ふーんで終わりますが、「駅の近くの喫茶店」が待ち合わせ場所と間違って伝わるかもしれません。
ちょっと強引でしたが。。。
でも伝達ミスってこんなちょっとした事が原因ってことが多いんです。
■結論から話す
とりあえず、結論から話しましょう。
そうすれば、相手はまず、どうしたい・どうなったのかを把握できます。
で、次に理由や経緯が来るので、考えながら話を聞くことができます。
先に理由や経緯が来ても、どうしたいのかがわからないと悶々と聞くしか出来ないからです。
せっかちな人だったら「だから、どうしたいんだ・どうなったんだ!」となっちゃいます。
■まとめ
結局、相手に伝えるって事は、相手が何を知りたいのか、どういう情報を渡せば良いのかを話す側が考えて渡すってことです。
相手を思いやる気持ちが大事なんですね。
言葉のキャッチボールは難しいですが、伝える事ってそういう事だと思います。