株式会社ジェニシス 田所秀貞 です。
歯科医院の受付は、業務が煩雑で、正確さとスピードが要求される影響範囲が広いセクションです。患者、スタッフが多い医院では注意しないとすぐに交通渋滞が発生します。受付が渋滞すると。。。
・来院患者さんの導入が遅れる
・患者さんをお待たせする(会計・導入)
・焦ってミスをする
・電話対応が悪くなる
・イライラが患者さんにも伝わる
結果、医院の評判が悪くなる→悪い口コミが地域に広がる→業績が悪くなる という悪循環が発生してしまいます。
本来の患者さんの歯を治したい、口腔環境を良くしたいという思いとは裏腹に治療以外のところで、こうした負の連鎖が起こるのはもったいないですよね。
そこで、今回は 「歯科医院のアポ帳をそろそろ電子化しませんか？」 をお届けいたします。
■目次
・こんな医院アポ帳のは電子化が急務です
・アポ帳の電子化で情報のボトルネックを解消！
・まとめ
●こんな医院アポ帳のは電子化が急務です
どんな医院様でもアポ帳の電子化は業務効率・アポミス改善に効果がありますが、特に下記のような医院様はすぐにでも電子化することをおすすめします！
１．１日４０人以上のアポがある
２．受付スタッフが２人以上いる
３．１階と２階に診療室が分かれている
４．すぐ近くに自費専門の分院がある
５．受付が２ヶ所ある
こうした医院様において、「アポ帳１冊」で患者さんの予約や属性を管理することは非常に難しく、また効率が悪いものとなります。
●アポ帳の電子化で情報のボトルネックを解消！
受付が扱う情報の中心は「予約情報」です。
ここを電子化することで、「なんだか診療がスムーズに進まない。いつもバタバタしている。」といった、情報のボトルネックを解消することが可能です。
・受付が２人確保できる医院では、パソコンを２台用意して予約業務を行なう。
・受付スペースが1人分の医院では、「チェアサイド予約」を行う。
などといった方法で、予約業務を分散することにより、会計待ち時間の減少、受付業務の軽減によるミスの減少・・・といったメリットが生まれます。
また、診療室内にパソコンがあれば、診療室スタッフともすべての情報共有がリアルタイムで可能となります。
・待合室での「待ち時間」が分かれば、診療室でもきめ細かく対応できる
・「急患」を、コピーした予約表に書きに行かなくてもすぐに確認できる
・「キャンセル」もリアルタイムに確認でき、前の患者さんの処置時間を調整できる
・１Fと２Fに分かれた診療室では、内線連絡や階段の上り下りなどが減少する
・「この日は12時までには出たい」「できれば、いつも９時に予約を取りたい」と
いった患者さんの要望やリクエストを記録・共有できる
予約情報・患者属性情報を電子化することで、見落としや変更の際の移し忘れといったミスを最大限に防止できます。
■まとめ
情報の電子化が大事ということはご理解いただけたかと思います。しかしながら、ただ単に電子化すればよいというわけではありません。
最新のＩＴ技術に造詣がなく、また歯科医院様の業務を理解していなければ、かえって現状のアポ帳よりも扱いずらいものになってしまうかもしれません。
当社は２０年以上に渡るＩＴシステム開発を通じて、その技術力を持ち、また１０年以上数多くの医院様と予約管理の電子化についてお話させていただきました。アポ帳の電子化をお考えの方は是非、当社までご相談くださいませ。
