023. グルーピングする

日々の業務は基本的にめんどくさい。
これは誰もが一度は感じたことがあると思います。

ではなぜめんどくさいのか。

今日は業務のグルーピングについて書いてみます。

まず、大まかに日々の業務を分類(グルーピング)します。

①メールを読む/書く
②電話をする
③資料を読む
④資料を作る/集める
⑤会議する

あくまで作業レベルでグルーピングすると、こんなところでしょうか。

次に日々の業務でなんか波に乗れないときってどんなときでしょうか？
あっちもこっちもちょっとずつ手を出しているときでは無いでしょうか。

A社の見積もりを作りながら、(グループ④)
B社宛のメールに返信し、(グループ①)
C社にアポの電話をする。(グループ②)

つまり、様々なグループの業務に手を出している状態。
このような状態は、考えるだけでせわしない。
波に乗るどころか、業務が溜まり続け、重たいリュックを担いで、マラソンをしている状態に陥ります。

では逆に、波に乗っていると感じる時はどんな時でしょうか。

溜まったメールを一気に返信したり、
複数の資料をすばやく読みこなしたり、
パワーポイントを集中して作成している時ではないでしょうか。

つまり、1つのグループの仕事に没頭している時は、波に乗っている感じがして、
めんどくさくない。

グルーピングを意識せずにやみくもに業務する。
メールしながら、電話をして、その次に資料をちょっとだけ作って、メールして、また電話して・・・・
このような状態では、どこで加速すれば良いかわからなくなります。
折角エンジンが温まりかけたら次の作業に移る。
波に乗るきっかけがありません。
それは非常にもったいない。
常に低速移動の状態です。

そんなめんどくさいことを避けるために、
日々の業務スケジュールは、グルーピングを意識して組み立てます。
同じグループ内の仕事だけに没頭する時間を意識的に作ります。

例えば、
09:00-11;00 グループ①だけする時間　昨日までに溜まったメールの処理を徹底的に。
11:00-12:00 グループ②だけする時間　必要な電話をかけまくる。
13:00-13:30 グループ③だけする時間　短期集中の会議
13:30-15:00 グループ④だけする時間　明日の出張のための資料作りのため会議室にこもる

このように、ある程度纏まった時間、同じグループの作業に没頭するのです。

そうすることで、10分もすれば自動的にエンジンは温まり、
業務処理速度が加速します。波に乗った状態となります。

あっちもこっちも手を出さない。
グループを意識した処理スケジュールを立てる事。
これが、作業と作業の間の無駄を省き、集中時間の確保へ繋がります。

結果的に成果があがり、ストレスフリーへと近づくと思います。