例えば、営業担当者の氏名を見積書に記入するとしましょう。毎回手入力するのは面倒ですね。EXCELでもLookup関数を使えば、同様のことができます。ただし1人で使う分にはいいですが、10人で共有して使う場合、ちょっと不便です）
そこで社員CDを入力すれば、姓名、携帯電話が自動表示されるようにしましょう。
そのためにすることは
1）伝票テーブルを作る。
2）営業担当マスターテーブルを作る。
3）どちらのテーブルにも社員CD、姓、名前、携帯電話フィールドを作る。
4）伝票テーブルと営業担当マスターテーブルを社員CDフィールドを照合フィールドにして関連づける。
5）伝票テーブルの姓、名前、携帯電話フィールドそれぞれにルックアップを設定する。
社員CDを入力して、姓名、携帯電話などを伝票テーブルに表示するには、2つの方法があります。
1.「ルックアップ」と言って営業担当マスターからコピーする方法。
2.伝票テーブル上で、営業担当マスターのフィールドを表示する方法。
伝票テーブル上で、営業担当者の氏名を変えると、営業担当マスターの氏名も変更される。
見積書作成に適しているのは、1だと思います。
1は見積作成時のデータ（例えば単価）がコピーされてずっと残りますが、2だとマスターで単価が変更されると過去の見積書も全て変更されてしまいます。
例では営業担当者についてお話ししましたが、単価マスターや見積条件マスター、顧客マスターも全て同じ要領で関連づけられます。
管理メニューを作って、全てのマスターをまとめておけば、新規登録、修正、削除する場合便利です。マスターを変更すれば新規に見積書を作る時。10人でも100人でも見積書の枚数に関係なく、全てに反映されます。
メリットをまとめると
・少しの手間でいろんな情報を入力できること。
・マスターを変更すれば、1枚1枚の見積書を変更しなくてもよいこと。
1度しくみを作ってしまえば、後が楽ですね。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
次回は明細行についてお話しする予定です。