どんな文章でも同じですが、手入力する部分はなるべく減らしたいと思いますよね。ワープロのように1枚1枚全ての項目を手入力するのはとても面倒だし、間違いのもとです。
ある会社で営業担当者が10人いるとします。10人がそれぞれ見積書を作成するツール（エクセルなど）で見積書を作成していたとします。
＜例1＞ 見積条件の追加。
会社の方針で、新たに見積条件が加えられる事になりました。営業担当者は各自のツールに見積条件を付け加えなければいけなくなりました。
＜失敗例1＞
ある営業担当者が、付け加えるのを忘れてお客様に見積書を出してしまいました。
＜例2＞ 単価の変更
会社の指示で、ある商品の単価が値上げになりました。
＜失敗例2＞
ある営業担当は、過去に作った見積書をコピーして、数量だけ変更して新たに見積書を作成していました。単価も値上げされない以前のままで計算しています。
＜例3＞ 見積書のフォーマットやロゴの変更
見積書自体の形式や会社のロゴが変更されました。
＜失敗例3＞
失敗というわけではありませんが、営業担当者から「今まで作ってきた見積書のデータが使えなくなる」「変更するのはいろいろ手間がかかる」との不満が。
さて、すれば問題が解決できるでしょうか？
次回はそれを考えてみたいと思います。
最後までお読みいただきありがとうございました。