"エクセルを活用"して業務効率を最大化する（2）

「寿し常」です。
チリンチリン！という鐘の音とともに、大きな生け簀から魚を取って目の前ですぐに捌いてくれます。
一貫180円均一という良心的な値段でおいしい寿司が食べれるので、早めに行かないと行列に並ばされてしまいます。

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前回からの続きですが、例えば、この前「コピーと切り取りで連結式をコントロール」する方法を書きました が、通常、市販の本では、連結式をコントロールするには、[編集(E)]→[リンクの設定(K)] からの一連の流れを解説しています。また、コピペの方法や切り取りの方法も解説されますが、それらはバラバラに解説されるので、コピペで連結式をイジろうとはなかなか思いません。それを発見するのは、結局のところ、自分でいろいろと使っているうちに気付いたり、あるいは人から教えてもらったり、という"行き当たりばったり"に頼るしかありません。

電車の話で例えると、「どこそこのURLに飛んで最寄りの駅の始点と終点をこうやって入力すれば経路探索できますよ」ということは本を読んでわかっても、「○○線はよく止まる」とか、「△△線は×時～×時の間はよく遅れる」とかいう情報の入手は、結局自分で何とかするしか無い状況です。

その結果、日頃いろいろと自分でエクセルを使っているうちになんとなく習慣化したやり方が定着し、うまい方法で習慣化した人とそうでない方法で習慣化した人との生産性格差が大きくなってしまうのです。

このブログでは、できるだけ私自身の経験や、過去に発行していたメルマガ、あるいはこのブログを通しての質問や情報提供を全部加味して、ビジネスの場面で本当に効果的にエクセルを活用するためにはどういう視点で使っていけば良いのかを、実例を通して把握していただこうとしています。（そういった意味で、エクセルを触ったことがない方や、すでにバリバリ使いこなしている方は対象外と言っています。）
今後とも、皆さまのご意見・ご質問等、お待ちしております。

"エクセルを活用"して業務効率を最大化する

経路探索画面↓(結果が必ずしも最適とは限らない)

前回電車の話をしましたが、要は自分がいつも採用しているやり方は最適な方法とは限りません。

これは普段の生活におけるこまごまとした用事だけではなく、仕事においても同様のことが言えます。
もしかすると、最適な方法でやれば10分で終わる仕事を何時間もかけてやっているかも知れません。
特に最近はITの活用が進み、どんな業務をするにも何らかのシステムを使わないとできない場合が多く、それをうまく使いこなせる人と使いこなせない人との生産性格差は広がる一方です。

エクセルをこういうシステムと同列に扱っていいかどうかはわかりませんが、一日の業務の中でエクセルを開いている時間が長い方（特に管理系部門のスタッフ層はほとんどそうだと思います）は、その使い方によって同様のことが起こっているに違いありません。

ところが、市販の本を読んだだけではこの状況は改善されません。なぜなら、現在ごまんとあるエクセル本は、エクセルの機能の解説にフォーカスされたものがほとんどで、実際のビジネスシーンでそういった機能をどう活用したら良いかを教えてくれないからです。

コピーと切り取りで連結式をコントロール（2）

前回の話の続きですが、中央線がよく止まることを知っていれば、地下鉄で帰ればあんなに散々な目に遭うことは無かったかも知れません。（終電ぎりぎりの時間であればなおさら安全策をとるべきでした。）

さて、皆さんはどこか目的地に行くときにどのようにして最適なルートを選択されますでしょうか？

おそらく、ヤフーか何かのWebで最寄りの駅の始点と終点を入力し、経路探索して決めておられるのではないでしょうか。

しかし、前述の中央線のような情報はそこからは得られません。また、例えば日比谷線は朝は混雑でよく遅れるから途中でいったん千代田線に乗り換えた方が実際に目的地に着く時間は速い、というような類の情報も得られません。

自分の中で一番うまい方法だと思っていても、経験値から得られる情報、あるいは人伝えに教えてもらった確度の高い情報をそこに加味することによって、初めて最も効率的なやり方を発見することができるのです。

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集計表で、営業第三グループの各月の売上データはそれぞれ、「3G」という名前のシートのN58セル，O58セル，P58セルから持って来ていました。また、人数データはそれぞれ、「3G」というシートのN60セル，O60セル，P60セルから持って来ています。

これを、すべて、シート「3G」の今までより一行下のセルから持って来るように変更したい場合、すなわち、売上データはそれぞれ、シート「3G」のN59,O59,P59セルから，人数データはそれぞれ、シート「3G」のN61,O61,P61セルから持って来たい場合は、次のようにして、コピーと切り取りをうまく利用して変更します。

(1)第四グループの行を選択し [挿入(I)]→[行(R)] として、第三グループの行と第四グループの行との間に空の行を一行挿入。
(2)第三グループの行を選択し、CTRL+C（コピー）。
(3)手順(1)で作った空の行に、CTRL+V（貼り付け）。

(4)そのまま続けて CTRL+X（切り取り）。

(5)第三グループの行を選択し、CTRL+V（貼り付け）。

(6)第三グループの行と第四グループの行との間の行を [編集(E)]→[削除(D)] で削除。

手順(4)～(6)は、コピー前の第三グループの行を [編集(E)]→[削除(D)] で削除してしまえばもっと速いですね。