何となくライブイベントを主催したい。
そんな思いを抱いたことはないでしょうか。
ここでは、コネも何も無い状態から自力でイベントを主催する際の主な注意点をまとめてあります。
★ライブハウスを借りるための資金
まず最初に、これがある程度準備出来ないことには始まりません。
アイドル系のイベントでは5万円から10万円程、バンドなどで大きめの会場を使う場合は20万円程の予算が必要になります。
ここでひとつ疑問点が浮かぶかもしれません。
レンタル料金は先払いではなく、イベント開催後の後払いであることが普通です。
だったら、イベントのチケットで回収して支払えば良いじゃないか？
と考えるところなのですが、そこには罠が待っています。
イベントを主催したところで、客がやってくるという保証はどこにも無いのです。
集客がゼロであったならば、ホールレンタル料金の全額を自腹で支払わなければなりません。
出演者を集めるのにも、まさに命懸けになってしまいます。
そんなことで、首を吊ったり、ビルから飛び降りたりしたくないですよね？
よって、仮に集客がゼロになってしまった状況でも、問題なく支払いが出来るような十分な支払い能力があることが求められます。
★ライブハウスを借りる前にすること
お金はある。
その上で実行に移そうとした場合、まず手をつけるのは会場選びです。
イベントを開催しようとする地域にどんなライブハウスがあるのか一応検索してみましょう。
大体のライブハウスはウェブサイトを持っています。
フロアの広さ、ステージの大きさ、どんな機材があるのか、会場へのアクセスなどを確認し、そして最も重要なレンタル料金を確認しましょう。
ただし、レンタル料金までは記載していないサイトも結構多いので、個別にメールなどで問い合わせる必要も出てきます。
また、アイドルのイベントが定期的に開催されているライブハウスについては、比較的レンタル料金が安価である場合が多いです。
次に、実際に箱を押さえるわけですが、その際にも注意することがあります。
ホールの空き状況をメールや電話など確認し、日程や時間を決める前に、絶対に確認しておいて欲しいことがあります。
イベントの主催に慣れていない場合、箱は押さえたものの、出演者が集まらないなどイベントの企画自体が頓挫してしまうケースが大変多いです。
イベントが開催出来ないとなった場合、キャンセルが必要になるのですが、その際に発生するキャンセル料金はライブハウスごとに結構まちまちだったりします。
いつ頃までに連絡すればキャンセル料金が発生しないのか。
1ヶ月前にキャンセルすると、何パーセントくらいの料金を支払うことになるのかなど、事前に確認しておいて下さい。
実は、こちらから質問しないと教えてくれない場合も多いです。
後になってトラブルにならないよう、キャンセルの期限と料金については、最初に必ず確認しておいて下さい。
★出演者を集める
イベントを主催したいと考える時点で、誰を呼びたいのか全く考えていないということはあり得ないと思います。
本命としている演者さんにコンタクトを取りましょう。
所属事務所がある場合は、まず最初に事務所代表に連絡するのが筋です。
そして、出演者を募る際の注意点です。
人それぞれ様々な予定があります。
どれだけ親しい人であっても、どうしても予定が合わなければ断られてしまいます。
むしろ、断られることの方が圧倒的に多いと考えておいて下さい。
心折れずにひたすら連絡を取りましょう。
そして、OKしてくれる数少ない演者さんに深く感謝しましょう。
特に、日程と時間については確実に決定し、しっかりと伝えて下さい。
この日かもしれないし、この時間帯かもしれないし…では、返答のしようがありません。
★イベントの進行を考える
日程も出演者も定まったら、次に進行を考えます。
出演者さんの希望も聞きながらタイムテーブルを組みます。
ホールレンタルの時間は、入場と準備、片付けまでを含めますので、仮に8時間であった場合は、物販等も含めイベントで使えるのは約6時間といったところでしょうか。
持ち時間以外にも、転換の時間なども考慮し、押し過ぎ、巻き過ぎが起こらないよう上手く調整しましょう。
途中で時間調整の為の時間を入れるのもひとつの手段です。
（※用語 押す＝遅くなる 巻く＝早すぎる）
★現場を指揮する
イベントの当日、主催者はそのイベントの最高責任者です。
出演者やスタッフ、お客さんなどから様々な質問や相談が出ることが予想されます。
極力対応できる様、考えられ得る様々なことを予想し、事前に準備をしておいて下さい。