なぜ会議設定は「最も避けられるタスク」なのか？
会議の設定、それは「できれば誰かに任せたい仕事」の代表格。
出席者のスケジュールを調整し、会議室を確保し、カレンダー招待やアジェンダの作成…。
やることは多いのに、感謝されることは少なく、ミスれば文句が出るという“報われにくい作業”です。
心理学的に言えば、これは「認知的負荷（Cognitive Load）」が高い行動に該当します。
つまり、頭を使う割に報酬が見えづらく、脳が「やりたくない」と反応しやすいのです。
その結果、誰もやりたがらず、気まずい沈黙が流れる…なんて経験、あなたにもあるのでは？
「裏方業務」を先に引き受ける人が評価される理由
では、なぜこの“面倒な仕事”を率先してやるべきなのか？
答えは明確です。「他の人がやりたがらない＝差がつけやすいから」です。
1. 「段取り力」が仕事全体の信頼につながる
会議設定の巧拙は、あなたの仕事の信頼性に直結します。
日程がすばやく決まり、会議室が適切で、招待もスマート、この段取りの良さは「この人に任せれば安心」という印象を与えます。
2. 発言しやすく、会議の流れをコントロールできる
会議設定を担うことで「会議を主催する立場」となります。
これは自然とアジェンダ作成や進行に関与しやすくなり、発言のしやすさ・影響力を持つポジションを得られるということです。
3. 「調整役」は返報性の原理を引き出す
心理学で言う「返報性の原理」によれば、人は親切を受けた相手に対して「お返し」をしたくなります。
あなたが面倒な設定を担えば、「あの人の仕事なら協力しよう」と感じてもらいやすくなり、後々の業務がスムーズになります。
脳に優しい！会議設定を効率化する3つの具体的テクニック
1. テンプレートを作る
・会議招集メール文面
・アジェンダの書き方
・日程調整のパターン（例：月火木の午後なら出席率が高い）
このようなテンプレートを用意しておけば、毎回ゼロから考える必要がなくなり、脳の負荷も大幅に減らせます。
2. 候補日提示は「3つまで」
「いつが空いていますか？」と聞くのは非効率。人は選択肢が多すぎると判断が遅れます（ジャムの法則）。
「◯日（月）午後 or ◯日（火）午前 or ◯日（木）午後」で提示すると、返答率が格段に上がります。
3. 会議の「目的」を一言で書く
「この会議の目的は〇〇を決めることです」と明記しておくだけで、参加者の集中力や事前準備に大きな差が出ます。
面倒な役回りを買って出ると、未来の面倒が減る
「面倒な調整を後回しにする」
→ 結果として混乱が増え、メールのやりとりが二往復、三往復……。
「最初に率先して調整する」
→ 結果としてその後の業務がスムーズになり、信頼と主導権が手に入る。
このように、会議設定は面倒でも“先にやった人”が、最終的に一番ラクになる仕組みを持っています。
目の前の面倒を減らすことよりも、「未来の面倒を先に潰しておく」感覚が大事です。
まとめ: 地味な作業の積み重ねが、信頼の貯金になる
会議の設定なんて、誰だってやりたくありません。
だからこそ、やる価値があります。
調整役を買って出ることで、見えないところで“信頼残高”がどんどん貯まり、やがてはあなたの仕事が回しやすくなり、任される範囲も広がります。
小さな面倒の先送りが、大きな混乱を生む。
ならば逆に、小さな面倒を先に片付ければ、大きな信頼を得られる。
そんな視点で、今日の会議設定、あなたがやってみませんか？
