仕事柄よく業務フロー図を描いている。
フロー図について普段気をつけていることを書いてみようかと思う。
1． 1. パソコンで書き始める前に紙に下書きすること
フロー図は大体エクセルかパワーポイントで書いている。しかしいきなりパソコンを使い始めると 線の太さや図形の大きさなどいろいろ操作に煩わされてしまうため、紙に下書きを書くことからスタートする
紙であれば自分の構想を自由に書き出すことができるうえ、消せるボールペンを使えば簡単に修正もできる。
まずは大まかなフローをとらえることが重要である。
2． 役割（担当者、担当部署）を明確にすること
担当部署を左側に並べる場合と上部に並べる場合があるが、基本は上部に担当部署を並べると書きやすい
担当部署と同列に「システム」を並べる場合もある
3． 3. 分岐点ではひし形を使いYes、Noを記載すること
基本は一つのボックスから矢印は一つになる。分岐する場合はひし形を使い、疑問形で内容を書く
例えば「承認可否?」や「一括納入?」など。分岐矢印の横に「Yes」か「No」を記載する。
疑問形での記載ができない場合は「納入方法は?」などにして選択肢を「一括納入」「分割納入」してもよい。
4． 4. 左上から開始し、右下で終わること
横文字の文章が左から右へ進むため、この形が一番見やすい
ただし同じようなフローを何枚も書く場合は担当の位置を固定したほうが見やすいため、
担当の位置を優先し、右から始まるフローでも構わない。
例えば注文書を作成して承認して仕入先へ注文する、というフローは下記になる。
図
一度作って終わりでなく、何回も更新を重ねていくことでまともなフロー図ができてくる。
特に業務と絡むシステムでは想定されるエラーもフロー図に書き込むことで、前後関係がわかり原因特定もしやすくなる。