出張旅費規程を定めるための、交通費【4つのポイント】

■出張旅費規程を定めるための、交通費【4つのポイント】

① 代表以外も金額を定める

社長のみ金額を設定するのではなく、代表・役員、部長、課長、係長、主任、係など階層を設けるのがポイントです。

1人社長であっても、階層を設けておかないと論理的にもろくなります。

全員の金額を同じにするのではなく、代表・役員はグリーン・ビジネス・プレミアム、部長以下は普通・エコノミー、など、きちんと差をつけましょう。

② 各交通機関の公式な料金表（定価）で算出

交通費の算出は、金額が不規則に変わる割引などは適応させず、

各交通機関の公式な料金表（定価）で算出します。

新幹線であれば、JRの公式HPの料金表を、飛行機であれば、ANAやJALの公式HPの料金表を見て算出しましょう。

③　よく行く出張先は「特定交通費パターン表」などを作成

よく行く出張先がある場合、「特定交通費パターン表」を作成し

「この取引先に行く時の交通費はいくら」と設定すればさらに精算が楽になります。

④ 代表や役員はグリーン、ビジネス、プレミアムが一般的

代表や役員は、他の社員と差をつけてグリーン、ビジネス、プレミアムで設定している会社が多い傾向があります。

出張旅費規程で定めたからといって必ず代表や役員がグリーン、ビジネス、プレミアムを使わなければいけない訳ではありません。

エコノミーや普通（自由席）を使ったとしても、出張旅費規程でグリーン、ビジネス、プレミアムと定めていればその定価料金が会社から支払われます。

ツアー予約などで結果的に割引料金になったとしても同様です。

ただし、出張旅費規程はきちんと運用されているかが重要です。

今回は実費、次回は会社の残高を見て出張旅費規程で精算、という対応はNGです。

基本的に、出張旅費規程を定めたら、それに基づき支払うのが鉄則です。

宿泊費の金額設定について法的に明確な基準はありませんが、交通費と同様に限度があります。

例えば、1泊50,000円〜100,000円など同業種・同規模の会社と比べて、これはいくらなんでも支払いすぎだろうと思われるような宿泊費の設定はNG。

しかし、他の会社の出張旅費規程は公開されていないので、次のような3つのポイントを抑えて宿泊費の設定をしてみましょう。

■出張旅費規程を定めるための、宿泊費【3つのポイント】

① 代表以外も金額を定める

交通費と同様です。一律ではなく、各役職で差をつけましょう。

② 代表は1泊20,000円程度が一般的

業種や規模によっても違いますが、1人社長の会社や中小企業であれば代表で1泊20,000円程度と定めるのが一般的です。

ただし、近年物価上昇などにより、ホテルの代金が上がってきています。

この費用設定では足りないケースが出てきた場合、出張旅費規程を改訂し、金額を変更しましょう。

※改訂には臨時株主総会を開く必要があります。

代表の独断では改訂できないので注意が必要です。

③ 念のため、領収書は残しておく

基本的に出張旅費規程が定められていれば、領収書は保存しなくてもOKです。

しかし、カラ出張（本来出張がないのに、したことにする架空出張）が疑われた時のために、交通費や宿泊費の領収書は念のため保存しておくのがおすすめです。

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今回ご紹介した通り、交通費や宿泊費を法律に則り適切に金額を設定するだけで、可処分所得を増やすことができるのです。

国家公務員や、地方公務員などもこういった旅費規程を定めて、

出張旅費を受け取っています。

しかし、この出張旅費規程を定めていない会社は多く、さらには、法人クレカによるポイント・マイル活用と併用することによる

インパクトの大きさに気づいていない人が多いのが現状です。

私の周りの経営者にもこの出張旅費規程やポイント・マイル活用法との併用の仕方などをお伝えしていますが、みなさん大変驚かれるとともに「知れて本当に良かった」と言ってくれます。

皆さんも、取り入れてみてはいかがでしょうか。

この投稿は、弊社EFPが発行している経営者の方向けのメルマガより抜粋しています。

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