【グローバル・ブッキング】〜 タイムゾーンを越えたスケジュール

 

【質問】

世界各地を訪ねておられるDさんに質問があります。

アメリカ人のクライアント、イギリス人のクライアント、
そして私が同時にビデオ会議を試み得ているのですが、
スケジュールのタイミングがなかなか合いません。
海外の時間を考えながら３人が的確に
スケジュールの都合などを確認できるツールなどあれば教えてください。





【提案】

なるほどねぇ。

グローバルに活躍されているようで、素晴らしいですよねぇ。

アメリカ人、イギリス人とあるけれど
これは「アメリカに住んでいる方」、
そして「イギリスに住んでいる方」と理解しますねぇ。


国々を変えると文化だけではなく、
時間帯など様々なチャレンジが増えてくる事も確かなんだよねぇ。


でもねぇ、海外と交流しようと思った瞬間に
グローバルスタンダードが始まるのだから、
これは一つのチャレンジであると思うようにすれば
なんでも面白く対応できるようになるよ。


現在僕の建築・デザイン会社では
５つのタイムゾーンをカバーしながら毎日オペレーションしているけど、
こちらも一つの国では体験できないチャレンジや
それ以上に比較にならない利点なども日々経験しるんだぁ。




また、プライベートでは世界中に住む友人と一つの場所で会う楽しみも
グロバールというライフスタイルの面白い一面なんだよねぇ。


さて、

違ったタイムゾーンに住む人たちとスケジュールを組む方法。



実は簡単そうで本当に難しい。。



なぜって？


自由な時間と移動力を実現するライフスタイルを造るまでは
一般に「時間がない」ということが条件だからなんだよねぇ。


つまり、相手と会いたいと決めた時、

自分の時間帯を相手に会わせるか、

相手の時間帯を自分に会わせるか？ということになる。



「イギリスのBさん、来週何時頃が都合がよろしいですか？」

といった質問はグローバルでは「タブー」


アメリカ、インド、オーストラリアなど他のタイムゾーンが増えたケースを考えれば
理由はとってもシンプル。



「都合がいい時間は既に埋まっている」　から。





【:D流　グローバル・ブッキング】

忙しい人のスケジュールをコントロールすることは不可能に等しいよねぇ。
だから、こちら側ができることはいかにポジティブに、
明確に、的確に、いくつかの時間帯を提案することが大切なんだよねぇ。



（１）
スケジュールする者がリーダーとなる

これは時間帯を「提案した者」という意味。
つまり最初に案を出すことができし、
自分の時間に優位になるようなスケジュールを提案することができる。

契約はスケジュールを制するものは
今後の天気さえコントロールすると言われるぐらい
スケジュールのイニシャティブは重要となるんだよ。





（２）
質問ではなく提案する

「来週開いてる時間を教えてください」はグローバルではタブー。

優先していないタスクなら始めからブッキングの要求をしないこと。

「来週火曜日１３日、中国時間午前９時にスカイプ会議をいたします。」

「または翌日同じ時間に。」


というように明白に時間、（場所）を指定しよう。

相手方の時間帯を指定することも大切。


「あれ、アメリカの７時？それとも日本の１９時？」
なんていうことにならないようにしよう。



（３）
Worldtimebuddyを利用する


スケジュールはマイクロソフトのOutlook。。

これはもう昔話。

Google Calendarや独自のスケジュールソフトを使うなど、
個人、国柄によって異なるよねぇ。


グローバル・ブッキングで一番大切なのが
「柔軟性」

相手のプログラムに頼らないようにしよう。


World Time Buddy
www.worldtimebuddy.com

はウェブ上で一度に複数のタイムゾーンを見ながら
スケジュールを検討することができるよ。




ロサンジェルス、パリ、上海からインドまで
みんなの時間帯に効果的な時間を提案してみようねぇ。

提案する時間帯を決めたら
様々な方法でみんなにメールすることができる。

自分はGoogle Calenderで全てのスケジュールを自動的にシンクロ化しているんだぁ。
デスクトップ、ラップトップ、iphoneからiPadまで、

「どのカレンダーを見ればいいんだっけ？」
なんてことがないようにねぇ。

 

（４）
必ずAgneda(議題書)を事前に作成する


議題内容を明白にすることは当たり前と言えば当たり前。

貴重な時間を借りての会談ならなおさらだよねぇ。

事前に議題書をつくることで頭の整頓にもなるし、
相手もどんな目的で会議／会談に参加することがわかるもの。


自分の場合
議題内用が明白でない会議/会談は一切出席しないようしているよ。




（５）
リーダーは必ず５分前に到着する

説明不要だよねぇ。

「ボスは後から現れる。。」

そんなセリフは浦島太朗状態だよねぇ。


時間を大切にしない人は
時間に追わたライフスタイルを全うしているというサイン。


気をつけようねぇ。






どんな人でもブッキングはできる。

でもブッキングの仕方で結果すら左右する。


ちょっとだけ内容を整頓して
貴重な会議/会談をスケジュールしてみようねぇ。





See ya,



:D