Daizyです。
あなた、もしくは周囲の方で
以下に当てはまる方いませんか？
☑たびたびタスクをやり忘れて
指摘を受けがち。
☑少し前に得た情報があいまいに
なりがち。
こういう方
結構多いですよね。
なぜか？
「人間は忘れる生き物」
だからです。
一度は聞いたことがある方も
多いと思いますが、
有名なのが
「エビングハウスの忘却曲線」
です。
今得た記憶は
20分後には42%、
1日後には67%、
6日後には75%
忘れてしまいます。
私が新人の頃、
「人間は忘れる生き物なんだから
記録しておくことが大事」
と上司に言われたのを
今でも鮮明に覚えております。
仕事をやるうえで
タスクをメモ書きする人は
多いですが、
その上司は
後々必要となる情報や
使えると思った情報は
すべて”一元化”して
記録していました。
だから上層部から
何か聞かれても
速やか、かつ正確に
回答できていました。
私もそれを長年実践しています。
ちょっとした仕事を頼まれたときに
メモをとらない方がいます。
すぐに着手できればよいのですが、
そこに割り込みの電話や
急な仕事が入ると
すっかりそのタスクを
忘れてしまいます。
また質問しにきておいて
回答をメモしない方もいます。
その案件は片付いたとして
また同様の案件がきたときに
やり方を覚えておらず再度
聞きにくるケースもよくあります。
ポイントは３つです。
①「人間は忘れる生き物」だと自覚する。
②どんなことでもその場で必ずメモをとる。
③未完了のタスクや今後も使う可能性がある情報は
エクセルなどに一元化してデータ化する。
②までは大半の方はやるのですが、
③まできっちりやれている方は少ない気がします。
特にノートにメモして、それっきり見ずに
忘れてしまったり、古いノートに書いてあって
すぐに引き出せる状態にないことってありませんか？
だからこそ
エクセルなどのデータに
一元化することが必要なのです。
データ化して一元化しておけば
「検索」機能ですぐに正確な情報を
引き出せます。
都度、もしくは１日に１回データを
入力する手間を惜しまないことで
仕事の正確性とスピードに
大きな差がつきます。
ひいては「信頼」にもつながります。
関連して特に部下などに教える立場の方に
注意点です。
営業部門などでよくありがちですが、
移動中のメモがとれないときに
大事な情報を大量に伝達するケースが
あります。
少しならあとでメモできるのですが、
たくさんありすぎると
人間は忘れる動物なので
漏れてしまったり、
詳細を忘れてしまったりすることが生じます。
部下を育成したいならば、
そういった大事な情報は
あとからメールを送ったり、
ドキュメントを提供したりして
フォローしてあげるように
しましょう。
くれぐれも
「あのとき教えただろ！」
のような展開にならないように
配慮してあげることも必要です。
ぜひ
「人間は忘れる生き物である」
ことを強く自覚した仕組み作りを
していきたいですね。
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本日も最後まで
お読みいただき、
ありがとうございました！
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