【４】転ばぬ先の“事前管理”～その基本視点とは？
１》五段階の段取りチェック
その“事前管理”の典型が“五段階の段取りチェック”です。
その方法を簡潔にまとめると、
第１段階：漠然とでもよいから成果を予想せよ
第２段階：すべき作業を全部リストアップせよ
第３段階：リストアップした作業に手順を付けよ
第４段階：成果を出すための障害と対策をあげよ
第５段階：他者の協力や支援の可能性をあげよ
という５項目につき、業務担当者に事前に答えさせることです。
業務をイメージするといっても、
何をどうイメージすればよいかが分からなければなりません。
そのため業務の５つの側面である
“１成果”“２内容”“３手順”“４障害”“５支援”に分けて、
どの部分にイメージできない難しさがあるかを
“事前”にチェックしてみるわけです。
２》まずはマイナス効果の排除から
成果を出せない人材のほとんどは、おそらく第１段階や第２段階に
おいても“イメージ”できていないでしょう。
こうした初歩的な段階から教えなければならないのは、
確かに管理者や経営者には重荷かも知れませんが、
イメージのないまま働かせても成果は出ないし、
時にはそれが取引先や顧客の信用を害することになると考えるなら、
放置できない問題です。
そして何より、“教える”以前に、
その担当者に“自分が分かっていない”ことを自覚させ、
勝手なことをしないように促すだけでも、
マイナス効果を排除することができるのです。
３》現場管理の基本？
第２段階以降は徐々に課題のレベルが上がり、
初歩的な指導よりは実践的な指示を要する分野になるはずです。
第１段階さえできていなければ、
“作業をきめ細かく指示する”ことから始めなければなりませんが、
第２段階以降では、通常の業務指導の中で消化できる課題が多いはずです。
その意味では、第２～第５の課題は
“現場管理”の基本視点とも言えるものかも知れません。
【５】イメージトレーニングが手間に見えても効率的！
１》イメージ欠落部分を自覚させる
いずれにせよ問題解決には、
まずその問題が認識されていなければなりません。
担当者や人材が自分は分かっていないと痛感しなければ、
どんな教育や指導も意味をなさないからです。
特に漠然と『今までの経験』や『右往左往する忙しさ』に逃げて
“分かっていない”現実を直視しない人材には、
五段階の段取りチェックを通じて
『どの段階のイメージがどのように欠落しているかを自覚させる』ことが
重要なのです。
２》イメージできないことは実行もできない
単に仕事の指示や依頼を包括的に出すのではなく
“１成果”“２内容”“３手順”“４障害”“５支援”について
答えさせ、イメージができていないことを指導する方が、
手間に見えても結果として効率的だと指摘される社長もおられました。
やはり私たちは、イメージできないことは実行できないのです。
逆にイメージができれば、多少の困難があってもやり遂げる力は、
誰にでも備わっているはずなのです。
だから“イメージ形成に時間をかける”のが、
複雑化した現代では非常に重要なマネジメントになっているのでしょう。
３》現場ではなく“経営”の五段階段取りチェックは…？
それなら
『経営自体にも“五段階の段取りチェック”のようなものはないのか』と
経営者の皆様からご質問を受けました。
担当者が仕事のイメージを明確化するように、経営者の皆様も
マネジメントのあり方をイメージしたいということなのです。
そこで“経営計画”への取り組みをお勧めしておきました。
経営計画は当面の“単年度計画（半期計画）”と
先行きの“中長期計画”を組み合わせれば、
“１成果目標設定”
“２諸課題の列挙”
“３取組手順設定”
“４障害対応考察”
“５外部支援導入”などの重要なイメージトレーニングになるからです。
完全な計画を作ることよりも、むしろその５つの検討を通じて
“あるべきマネジメント”についてのイメージを鮮明にして行くことに、
経営計画の意味があると思います。
１》五段階の段取りチェック
その“事前管理”の典型が“五段階の段取りチェック”です。
その方法を簡潔にまとめると、
第１段階：漠然とでもよいから成果を予想せよ
第２段階：すべき作業を全部リストアップせよ
第３段階：リストアップした作業に手順を付けよ
第４段階：成果を出すための障害と対策をあげよ
第５段階：他者の協力や支援の可能性をあげよ
という５項目につき、業務担当者に事前に答えさせることです。
業務をイメージするといっても、
何をどうイメージすればよいかが分からなければなりません。
そのため業務の５つの側面である
“１成果”“２内容”“３手順”“４障害”“５支援”に分けて、
どの部分にイメージできない難しさがあるかを
“事前”にチェックしてみるわけです。
２》まずはマイナス効果の排除から
成果を出せない人材のほとんどは、おそらく第１段階や第２段階に
おいても“イメージ”できていないでしょう。
こうした初歩的な段階から教えなければならないのは、
確かに管理者や経営者には重荷かも知れませんが、
イメージのないまま働かせても成果は出ないし、
時にはそれが取引先や顧客の信用を害することになると考えるなら、
放置できない問題です。
そして何より、“教える”以前に、
その担当者に“自分が分かっていない”ことを自覚させ、
勝手なことをしないように促すだけでも、
マイナス効果を排除することができるのです。
３》現場管理の基本？
第２段階以降は徐々に課題のレベルが上がり、
初歩的な指導よりは実践的な指示を要する分野になるはずです。
第１段階さえできていなければ、
“作業をきめ細かく指示する”ことから始めなければなりませんが、
第２段階以降では、通常の業務指導の中で消化できる課題が多いはずです。
その意味では、第２～第５の課題は
“現場管理”の基本視点とも言えるものかも知れません。
【５】イメージトレーニングが手間に見えても効率的！
１》イメージ欠落部分を自覚させる
いずれにせよ問題解決には、
まずその問題が認識されていなければなりません。
担当者や人材が自分は分かっていないと痛感しなければ、
どんな教育や指導も意味をなさないからです。
特に漠然と『今までの経験』や『右往左往する忙しさ』に逃げて
“分かっていない”現実を直視しない人材には、
五段階の段取りチェックを通じて
『どの段階のイメージがどのように欠落しているかを自覚させる』ことが
重要なのです。
２》イメージできないことは実行もできない
単に仕事の指示や依頼を包括的に出すのではなく
“１成果”“２内容”“３手順”“４障害”“５支援”について
答えさせ、イメージができていないことを指導する方が、
手間に見えても結果として効率的だと指摘される社長もおられました。
やはり私たちは、イメージできないことは実行できないのです。
逆にイメージができれば、多少の困難があってもやり遂げる力は、
誰にでも備わっているはずなのです。
だから“イメージ形成に時間をかける”のが、
複雑化した現代では非常に重要なマネジメントになっているのでしょう。
３》現場ではなく“経営”の五段階段取りチェックは…？
それなら
『経営自体にも“五段階の段取りチェック”のようなものはないのか』と
経営者の皆様からご質問を受けました。
担当者が仕事のイメージを明確化するように、経営者の皆様も
マネジメントのあり方をイメージしたいということなのです。
そこで“経営計画”への取り組みをお勧めしておきました。
経営計画は当面の“単年度計画（半期計画）”と
先行きの“中長期計画”を組み合わせれば、
“１成果目標設定”
“２諸課題の列挙”
“３取組手順設定”
“４障害対応考察”
“５外部支援導入”などの重要なイメージトレーニングになるからです。
完全な計画を作ることよりも、むしろその５つの検討を通じて
“あるべきマネジメント”についてのイメージを鮮明にして行くことに、
経営計画の意味があると思います。