なかなか仕事が覚えられず、やったことのある仕事なのに
また先輩に説明をしてもらってしまった、こんな経験ありませんか？
私は新卒で働きはじめて数年間、こんな経験を何度も味わいました。
その度にこう思います。
「自分が仕事を覚えられていたら、
何度も同じ説明をしてもらわなくても済むのに…」
「また自分のせいで先輩の仕事を増やしてしまった…」
毎日、毎日、自己嫌悪で、どんどん自己肯定感も下がっていきました。
しかし、このままではいけないと思い、ある行動を実践していくことで、
仕事が覚えられないと嘆くことがなくなり、
先輩に説明をお願いすることも少しづつ減っていきました。
仕事を覚えるための3つの習慣
新しい仕事を覚えることは、どんな人にとっても大変なことです。
職場に入りたてで新人の頃は教えてもらった通りに仕事をこなせばよかったけれど、
職場へ後輩が入ってきたり、仕事に慣れてきたりすると、
そうは言っていられないですよね。
これはどんな仕事でもそうなんじゃないかなと思います。
私の前職でもそうでした。
新人として仕事をしていた時は先輩の言う通りに仕事を進めればよく、
分からなくなったら質問をして教えてもらう、この繰り返しでした。
しかし、後輩が入社し、
自分の仕事は自分で進めていく立場になったとき、途端に焦ります。
「あれ、前にやったことある仕事なのに覚えていない…」
「また先輩に質問するのは申し訳ないし、どうしよう…」
そんな悩みを解消した3つの習慣を紹介していきます。
1，小さい単位で仕事メモ集を作ってみる
1つ目は「小さい単位で仕事メモ集を作ってみる」です。
あなたは仕事中にメモをとっていますか？
仕事中にメモを取る人は多いと思います。
では、仕事中にとったメモを、どこかに集約していますか？
これをやっている人は少ないのではないでしょうか？
「メモは取るけれど、その時だけ確認して終了」
「急いで書いたから字も汚いし、その後に見返すことはない」
「見返したとしてもどこに何を書いているのか分からない」
そんな状態では、メモを見返す気にもなれないですよね。
そこで、仕事で書いたメモを見返せるように、
新しい仕事を教わった時のメモを少し清書した「メモ集」を作成してみましょう。
なぜかというと、
新しい仕事をしたときのメモは新しい仕事のポイントをおさえており、
後から見ても有用な情報であることが多いからです。
メモは話を聞きながら書くことが多いと思います。
人の話を聞きながら、見やすいものを書ける人はなかなかいません。
「メモ集」に少し清書して書き写しておくことで、
後から見るときの見やすさを確保できます。
私も前職では、仕事が忙しくて、
そんな時間なんてない！！という状態の時に「メモ集」作りはじめました。
パソコンを使う仕事でしたが、まだまだ電子化が進んでおらず、
メモも手書きでとっていました。
手書きのメモって、後から見返す気が失せるんです。
自分の書いた字が汚くてなんて書いているのか読めなかったり、
どこに書いてあったか忘れて、メモの内容を全部見返さないといけなかったり…
そこで「メモ集」は電子で作成をはじめました。
Excelに「タイトル」と「内容」の項目だけ作成した表を作り、
手書きで書いたメモを転記します。
転記するタイミングはメモを書いた直後です。
文字が汚く、何を書いていたか分からなくなる前に転機します。
「メモ集」の作成を続けて効果が出たのは半年後くらいのことでした。
同じ仕事を半年後や1年後やるときに、メモ集でキーワード検索すれば、
ほんの数十秒で初めて仕事したときの情報を見返すことができました。
手書きのメモを全て見返すよりも、
電子メモを検索する方が、はるかに効率が良いということを実感しました。
メモ集を作る時間も惜しい、という方ほど「メモ集」作ることをお勧めします。
2，仕事ごとに資料のある場所マップを作る
2つ目は「仕事ごとに資料のある場所マップを作る」です。
人間が覚えられる物事は無限ではありません。
1ヶ月前に食べた朝食の内容を覚えている人は少ないと思います。
では、1ヶ月前に教えてもらっった仕事はどうでしょう？
全て覚えていられるでしょうか？
仕事を教えてもらう時、
関連する資料も一緒に教わることが多いかと思います。
教わった資料がどこにあるか、すぐに見つけることができれば、
先輩に質問することなく仕事を進められる可能性が高くなりますね。
そこで、仕事ごとに資料のある場所のマップを作成しておく。
資料が電子媒体の場合はリンク集を作成しましょう。
マップを作成することで、
こちらもメモ集のメリットと同じような効果が期待できます。
書類のためにいろんな場所を探す手間がなくなり、
効率よく資料へ行き着くことができますね。
「仕事中にあの書類どこに置いてあってっけ？」
「あのファイルはどこにしまっていたっけ？」
と、書類探しに時間がかかってしまった、
なんてことが少なくなります。
3，思い切って質問を
3つ目は「思い切って質問を」です。
これは、何を見てもわからない時の奥の手です。
自分のメモ集を確認しても
まえに作業した時の資料を確認してもわからないときは
思い切って先輩に質問しましょう。
ここは「思い切り」が大事かと思います。
自分で解決しようとすると
関連資料を探す時間や自身で考える・悩む時間がかかりますね。
思い切って先輩に質問することによって、
その時間は別の仕事をする時間にできる可能性がある
というメリットがあります。
メリットがある分、デメリットも。
デメリットとしては
自分で調べたことではないので、記憶に定着しにくいこと。
また、先輩の仕事の時間を奪うことがあげられるかと思います。
しかし、
この場合はデメリットを知った上でメリットを優先させた方がよいと思います。
時間には限りがありますから、
いつまでも資料探しはできませんよね？
私も、自分で調べてもわからないことは
先輩や有識者に質問するようにしています。
自分で調べる範囲を予め決めておいて
範囲内に収まらなかった場合は質問する
といった手法をとっています。
また、質問した内容と回答いただいた内容はメモ集に記録し、
次に同じ仕事をするときはメモ集を活用すればOKという状態を作っていきましょう。
わからない→質問する→またわからない→質問する・・・の負のループを断ち切り、
自分で仕事を進めるところを意識してみましょう。
まとめ
本記事では仕事を覚えることが苦手な私が仕事を覚えるために行なっている3つの習慣
1，小さい単位で仕事メモ集を作ってみる
2，仕事ごとに資料のある場所マップを作る
3，思い切って質問を
をについて、お伝えしました
みなさんも自分なりの仕事術があるかと思いますが、
ぜひ、私の習慣も参考にしていただければと思います。
別記事では同僚への頼み方のポイントなど、
職場・仕事で役立つ情報や心理学を日常的に役立てる情報などを発信していきますので、
そちらも合わせてチェックしてみてくださいね。