【グリーン車は経費？〜旅費規定を作ろう〜】
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誤解することの多い経費に、旅費交通費があります。
自分や従業員が仕事関連で移動したタクシー代や、電車代などはすべて経費算入できると思っている人が多いようです。
しかし、お上の魔法の言葉「常識の範囲内」「社会的通念の範囲内」の制約があります。
社長と従業員が、新幹線のグリーン車に乗った場合、社長は経費として認められることが多いと思いますが、従業員は別です。
社長は職務上、グリーン車を使用しなければならないと認められやすいのですが、従業員は一般にグリーン車に乗る必要性はない、指定席で十分だと税務署は判断してしまうのです。
ですから、もし出張移動中に社長と従業員が２人でグリーン車に乗ることがあれば、その理由を明確に説明できるものがなくてはなりません。
例えば、満員でグリーン車の切符をとらないと、社長と従業員が２人とも帰ることができないというような明確な理由です。
また、従業員と仕事の打ち合わせを新幹線の移動の時間を利用するためなど
そこで、税務署と揉めないように、出張について旅費規定を作っておくことです。
役員クラス、部課長クラス、一般従業員クラスなど、等級にわけて、新幹線のグリーン車や、飛行機ならビジネスクラスに乗れるかどうかを決めておくのです。
また、日当の規定を同時に決めておくようにしましょう。
日当は、給与以外に社長の懐に直接はいる経費算入項目です。
また嬉しいことに、税金もかかりません。
創業社長であれば、額は３０００円〜２万円ぐらいまでにしておきましょう。
日当にも数字的な根拠が必要だからです。
そしてつぎに、先ほど申し上げた旅費規定と作ると同時に、株主総会で決議をとっておきます。
使った交通機関、乗り降りした駅、金額など正当な交通費であることの記録関係のものを帳票として残しておけば、たとえ税務署から「交通費が多いんじゃないか」と指摘されても「問題ありません」と言い返すことができます。
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