【面接官必見】求職者の本音を引き出す！面接官のためのヒアリング術

近年、内定辞退率は上昇傾向にあり、2023年にはついに過去最高を記録しました。リクルートワークスの2024年5月31日時点の最新調査結果によると、2023年度の内定辞退率は33.8％と、過去最高を記録しました。これは、企業にとって大きな痛手となります。内定辞退が増えると、採用活動のやり直しが必要となり、時間とコストがかかります。また、優秀な応募者が他社に流れてしまうため、企業競争力が低下する可能性もあります。内定辞退率が上昇し優秀な人材を獲得することが難しくなる中、応募者のニーズを深く理解することは、採用成功の鍵となっています。しかし、面接の限られた時間の中で、応募者の本音を引き出すことは容易ではありません。そこで、本記事では、企業の面接ご担当者様向けに、応募者のニーズを深掘りするヒアリング術について詳しく解説します。

  応募者のニーズをヒアリングすることの重要性

応募者のニーズをヒアリングを行うことで、以下のメリットがあります。

・優秀な人材を獲得できる
応募者のニーズを満たす求人情報や選考プロセスを提供することで、優秀な人材を引きつけることができます。

・内定辞退率を下げる
応募者のニーズを理解することで、内定辞退の原因となるミスマッチを防ぐことができます。

・採用コストを削減
内定辞退や早期離職を防ぐことで、採用コストを削減することができます。

・従業員満足度を高める
応募者のニーズを満たす仕事を提供することで、従業員満足度を高めることができます。

・企業イメージを向上させる
応募者のニーズを理解し、それに応える企業であることをアピールすることで、企業イメージを向上させることができます。

  求職者のニーズを深堀りするヒアリングのポイント

応募者のニーズを深掘りするヒアリングを行うためには、以下のポイントを意識することが重要です。

・事前準備を徹底する
事前に応募者の経歴や応募職種に関する情報を収集し、質問内容を準備しておくことで、より効果的なヒアリングを行うことができます。

• 応募職種、学歴、職務経歴などを事前に確認し、共通点や相違点を見つける。
• 想定される質問と回答例を事前に準備しておく。

・リラックスできる雰囲気を作る
面接官は笑顔で接し、親しみやすい雰囲気を作ることで、応募者が緊張をほぐし、本音を話しやすくなります。

• 明るいかつ落ち着いた部屋を用意する。
• 笑顔で接し、親しみやすい雰囲気を作る。
• アイスブレイクとして、ちょっとした雑談を挟む。
• メモを取ることは控え、求職者に集中する。

・オープンな質問で話を引き出す
Yes/Noで答えられる質問ではなく、なぜ？どうして？といったオープンな質問で話を引き出すことで、応募者の思考や価値観をより深く理解することができます。

• 「なぜこの業界に興味を持ったのですか？」
• 「この仕事を選んだ理由は？」
• 「学生時代に力を入れたことは？」
• 「理想の働き方とは？」
• 「将来のキャリアプランは？」

・傾聴の姿勢を徹底する
応募者が話している時は、五感を使って集中して話を聞き、共感を示すことで、応募者は安心して話すことができます。

• アイコンタクトを取り、うなずきながら話を聞く。
• メモを取ることは控え、求職者の表情や声のトーンにも注意する。
• 共感を示し、肯定的な言葉をかける。
• 質問はタイミングを見計らって簡潔に具体的に行う。

・具体的なエピソードを引き出す
抽象的な話ではなく、具体的なエピソードを引き出すことで、応募者の行動や価値観をより具体的に理解することができます。

• 「具体的にどのような経験でしたか？」
• 「その時のあなたの考えや行動を教えてください。」
• 「その経験から何を学びましたか？」

・ネガティブな話にも耳を傾ける

求職者がネガティブな話をする場合でも、否定せず最後まで話を聞きましょう。

• 「大変でしたね。」
• 「その時のあなたの気持ちを教えてください。」
• 「その経験をどのように乗り越えましたか？」

・質問内容を柔軟に変更する
事前に準備した質問内容にとらわれず、求職者の話に合わせて質問内容を柔軟に変更しましょう。

• 求職者が興味を持っていることに焦点を当てる。
• 求職者が話したいことを引き出す。
• 新たな発見があれば、積極的に質問する。

・質問の意図を明確にする
応募者にとって質問の意図が明確でない場合、本音を言いづらくなります。質問の目的や、質問に対する答えがどのように活用されるかを説明することで、応募者は安心して答えることができます。

• 質問の目的を説明する。
• 質問に対する答えがどのように活用されるかを説明する。

・メモは後回しにする
ヒアリング中はメモを取ることに集中すると、応募者の話に集中できなくなる可能性があります。重要なポイントは、後でメモを取るようにしましょう。

• 重要なポイントは、後でメモを取る。
• 録音しておくのも有効です。

・フィードバックを行う
ヒアリング終了後、応募者に感謝の気持ちを伝え、今後の選考プロセスについて説明することで、信頼関係を築くことができます。

• 「話してくれてありがとう。」
• 「今日のお話を参考に、選考を進めていきます。」
• 「何かご不明な点があれば、いつでもご連絡ください。」

  さいごに

応募者に対して「この会社で働きたい」と思ってもらえる面接を行うためにも、採用担当者や面接官を任された方は、ぜひ参考にしてみてください。

なお、G&Gの人材紹介サービスでは、
お客様(求人企業様)が求める人材を、弊社で募集～採用決定までをお手伝いさせていただくことはもちろん、弊社にて事前に求職者のニーズを細かくヒアリングの上、マッチングさせていただきます。これにより、求職者と企業様のミスマッチを事前に防ぎ入社までの迅速なサポートが可能です。

採用活動でお困りでしたら、ぜひお気軽にご相談ください。

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